Exact Online dans le cloud : comment fonctionne l’hébergement en Belgique

Exact Online cloud : un service SaaS exploité par l’éditeur

Quand on parle d’Exact Online cloud, il faut d’abord lever un malentendu fréquent : Exact Online n’est pas un logiciel que l’on installe puis que l’on fait « monter dans le cloud ». C’est un service SaaS (logiciel en tant que service). L’éditeur héberge l’application, la base de données et les composants techniques ; vous y accédez par un navigateur, avec un abonnement.

Pour une PME belge, cela se traduit par des choix très simples sur le papier : pas de serveur à acheter, pas de système d’exploitation à maintenir, pas de montée de version à planifier un week-end. En contrepartie, l’hébergement n’est pas une variable que vous pilotez. Vous ne choisissez ni la machine, ni la fenêtre de mise à jour, ni la configuration de la base.

Ce guide fait le tour de la question de l’hébergement Exact Online : ce qui est réellement possible, où se trouvent les données, qui sauvegarde quoi, ce que cela change pour la personnalisation et le budget, et comment décider si ce modèle convient à votre entreprise. Pour la vue d’ensemble du produit, reportez-vous à la page Exact Online.

Les options d’hébergement : ce qui existe vraiment

Le contenu que l’on trouve en ligne sur le sujet mélange souvent plusieurs produits et plusieurs époques. Voici la situation pour Exact Online, sans extrapoler.

Autrement dit, la recherche « exact online on premise » débouche sur une impasse pour ce produit précis. Si la contrainte d’un hébergement interne est non négociable chez vous (exigence d’un client, politique de sécurité, site isolé), la bonne démarche est de la poser dès le cadrage : elle fait partie des critères qui orientent vers un autre logiciel. La page alternatives à Exact Online et le guide ERP cloud ou sur site détaillent ces arbitrages.

Une confusion courante : Exact Online et les autres produits de l’éditeur

Exact propose d’autres solutions que celle-ci. Elles ne répondent pas aux mêmes règles d’hébergement, et leurs fonctions ne sont pas identiques. Quand un fournisseur ou un collègue évoque « l’ERP Exact hébergé », demandez systématiquement de quel produit il s’agit. Un devis ou une proposition d’hébergement qui ne nomme pas le produit est un signal d’alerte.

Où sont stockées vos données quand vous êtes en Belgique ?

C’est la question que posent d’abord les DAF et les dirigeants prudents. D’après la liste des sous-traitants publiée par Exact, les données des clients belges d’Exact Online sont stockées chez Amazon Web Services EMEA à Dublin (Irlande). Pour les clients belges d’Exact Online Premium, l’éditeur indique le recours à Microsoft Ireland Operations, dans la région « North Europe » (Irlande).

Deux enseignements pratiques :

• Vos données comptables, commerciales et de stock sont hébergées dans l’Union européenne, ce qui simplifie l’analyse au regard du RGPD par rapport à un hébergement hors de l’espace européen.
• Le lieu de stockage dépend de l’édition. Si vous passez d’une édition à l’autre, vérifiez dans la documentation de l’éditeur que cette information reste valable ; elle peut être mise à jour par Exact.

Cette liste est publiée par l’éditeur et peut évoluer. Avant de signer, relisez-la en ligne et conservez la date de votre consultation dans votre dossier de conformité.

Protection des données en Belgique : ce que vous devez documenter

Héberger ses données chez un éditeur ne vous décharge pas de vos obligations. En Belgique, l’Autorité de protection des données est l’interlocuteur en matière de RGPD. Votre société reste le responsable du traitement pour les données de ses clients, fournisseurs et employés ; l’éditeur agit comme sous-traitant.

Trois points à mettre noir sur blanc dans votre registre des traitements :

1. Le contrat de sous-traitance avec l’éditeur et la liste de ses propres sous-traitants, dont les hébergeurs cités plus haut.
2. La gestion des accès : qui peut voir la comptabilité, les salaires, les marges ? La séparation des rôles dans l’ERP est une mesure de protection des données autant qu’un confort d’usage.
3. La durée de conservation des pièces. Vos obligations comptables et fiscales belges déterminent ce que vous devez garder ; consultez votre comptable avant de supprimer quoi que ce soit. Pour le cadre légal, le guide obligations légales et ERP donne les repères utiles.

Sauvegardes, disponibilité et reprise : qui fait quoi ?

Dans un modèle SaaS, l’éditeur est responsable de la plateforme : redondance, sauvegarde de l’infrastructure, reprise après incident. C’est une vraie amélioration pour la plupart des PME, qui n’ont ni équipe d’astreinte ni site de secours.

Cela ne signifie pas que vous n’avez plus rien à faire. Le partage des rôles ressemble à ceci :

Un réflexe sain : prévoir des exports réguliers de vos données essentielles vers votre propre stockage, selon une procédure écrite. Cela sert pour un contrôle fiscal, pour un changement de logiciel futur (voir la page migration vers ou depuis Exact Online) et pour garder la maîtrise de votre historique.

Mises à jour : le rythme est celui de l’éditeur

En SaaS, vous n’êtes pas maître du calendrier. Les évolutions arrivent pour l’ensemble des clients. Les avantages sont connus : pas de projet de montée de version, des correctifs de sécurité appliqués sans intervention, une fonctionnalité nouvelle disponible sans réinstallation.

L’inconvénient l’est aussi : un connecteur, un export ou un état personnalisé peut être affecté par une évolution que vous n’avez pas demandée. D’où l’intérêt de prévoir, avec l’intégrateur, un contrôle après mise à jour des flux sensibles : facturation, déclarations de TVA, échanges bancaires, interfaces avec la boutique en ligne ou l’outil de paie. La page intégrations et connecteurs montre où se situent ces points de fragilité.

Personnalisation : cloud ne veut pas dire figé, mais cadré

Dans une plateforme partagée, la personnalisation passe par la configuration, les paramètres, les modèles de documents, les connecteurs et les échanges de données. Elle ne passe pas par la modification du code du produit. Pour la majorité des sociétés de services, des négociants et des PME de production légère, ce cadre suffit largement.

Il devient plus contraignant si votre métier exige :

• un calcul de prix très spécifique, ou des règles de production hors norme ;
• une interface propre à votre secteur, qui n’existe pas en standard ;
• un contrôle fin sur le moment où une nouvelle version est appliquée.

Dans ces cas, évaluez ce qu’il est possible de couvrir par des développements externes autour du produit, décrits dans la page développement sur mesure, ou si un ERP plus ouvert répond mieux à votre besoin. Le comparatif Odoo ou Business Central illustre ce que l’on gagne et ce que l’on paie en liberté de paramétrage.

Coût : cloud contre sur site, la comparaison honnête

Le modèle SaaS déplace la dépense de l’investissement vers l’abonnement. Pour comparer deux options correctement, ne retenez pas seulement le prix de la licence ou de l’abonnement. Dressez la liste complète :

• En SaaS : abonnement, intégration et paramétrage, formation, connecteurs, support.
• Sur site : licences, serveurs, sauvegardes, sécurité, administration système, mises à jour, renouvellement du matériel, support.

Le point sensible est la ressource interne. Une PME qui n’a pas d’informaticien dédié paie souvent, dans le modèle sur site, un coût caché : le temps du dirigeant, d’un prestataire occasionnel ou d’un collaborateur qui n’est pas formé pour cela. À l’inverse, une organisation qui dispose déjà d’une infrastructure et d’une équipe technique peut avoir intérêt à rester sur site pour d’autres applications. Les tarifs détaillés se trouvent sur la page prix d’Exact Online ; ils dépendent du périmètre et du nombre d’utilisateurs, donc de votre configuration.

Comment choisir : un cadre de décision en cinq questions

Avant de trancher entre le SaaS d’Exact et une autre voie, répondez par écrit à ces questions :

1. Avez-vous une obligation d’hébergement interne (client, secteur, politique de groupe) ? Si oui, Exact Online est exclu et l’analyse s’oriente ailleurs.
2. Votre processus tient-il dans un cadre standard configuré ? Si oui, le SaaS est plutôt un atout.
3. Votre équipe peut-elle suivre un rythme de mises à jour imposé et tester les points sensibles ?
4. L’hébergement dans l’Union européenne chez les prestataires cités par l’éditeur répond-il à votre analyse de conformité ?
5. Qui, chez vous, pilote l’ERP après la mise en route ? Sans responsable désigné, aucun hébergement ne protège d’un système mal utilisé.

Une fois ces réponses posées, le choix du partenaire compte autant que celui du logiciel. La page choisir un intégrateur Exact Online liste les critères à vérifier, et la page Exact Online en Belgique replace le produit dans le contexte local : comptabilité belge, TVA, facturation électronique via Peppol.

Et pour la facturation électronique et la TVA belge ?

Le cloud a un effet concret sur la conformité : l’éditeur fait évoluer l’application, et vous n’avez pas à la mettre à jour vous-même quand les règles changent. Mais l’adaptation de vos propres processus reste de votre côté. Vérifiez avec votre comptable et votre intégrateur comment vos factures sont émises et reçues, et ce qui doit être paramétré. Les guides facturation électronique Peppol et TVA belge et ERP vous aident à préparer ces échanges.

Trouver un intégrateur pour cadrer l’hébergement

Un bon intégrateur ne vend pas « du cloud » : il vous aide à établir ce qui doit être documenté (lieu des données, rôles, exports, tests après mise à jour) et à vérifier que le produit correspond à votre contexte. Notre service est gratuit : il vous met en relation avec un intégrateur adapté à votre projet, qui réalise ensuite le travail. Pour comprendre la démarche, consultez comment fonctionne la mise en relation, ou passez directement par la page de mise en place d’Exact Online pour voir les étapes d’un projet.

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