Un ERP seul résout rarement tout le quotidien d’une PME belge. La boutique en ligne envoie des commandes, la banque livre des extraits, le comptable réclame ses écritures, la direction veut un tableau de bord. Chaque lien entre ces outils est une intégration, et un connecteur Exact Online est la brique qui l’assure. Cette page explique ce qui existe, comment choisir entre une app toute faite et un développement, et surtout comment cadrer un flux pour qu’il tienne dans la durée.
L’API Exact Online : la base de toutes les intégrations
Exact Online dispose d’une API REST accompagnée d’une documentation étendue. C’est ce socle technique qui permet à n’importe quel logiciel de lire et d’écrire des données dans votre environnement : clients, articles, commandes, écritures. Quand un fournisseur parle d’« intégration Exact Online », il s’appuie presque toujours sur cette API.
Les équipes d’Exact répondent aux questions techniques sur l’API via le Support Portal. Le sujet n’est donc pas réservé à quelques initiés : Exact indique que plus de 8 000 développeurs ont déjà intégré l’API.
Les six étapes d’un développement sur l’API Exact Online
Le parcours proposé aux développeurs comprend six étapes :
- s’abonner ;
- enregistrer l’app, ce qui donne une clé API unique ;
- développer et tester ;
- définir le périmètre ;
- implémenter OAuth pour l’autorisation ;
- éventuellement, soumettre l’app à l’App Store.
La dernière étape est facultative. Si votre intégrateur construit un flux uniquement pour votre société, rien n’oblige à publier quoi que ce soit.
Un seul client : pas besoin de l’abonnement Developer
C’est un point utile pour votre budget. Exact précise qu’une intégration pour un seul client ne requiert pas l’abonnement Developer : le client peut enregistrer sa propre app dans son environnement. Si un prestataire vous réclame cet abonnement pour un flux interne, posez-lui la question.
L’App Store d’Exact Online : acheter plutôt que développer
Avant d’écrire une ligne de code, regardez ce qui existe. L’App Store d’Exact Online recense 591 apps, classées en catégories : comptabilité (Boekhouden), gestion d’entrepôt (Magazijnbeheer), production (Productie), gestion de projet (Project management), achats (Inkoop), ventes (Verkoop), ressources humaines (HRM), reporting (Rapportage) et d’autres. Huit filtres sectoriels aident à resserrer la recherche, dont la construction (Bouw), le commerce de détail (Retail), l’hôtellerie-restauration (Hospitality), l’enseignement (Onderwijs), l’immobilier (Vastgoed) et la santé et le social (Zorg & welzijn).
Pour une entreprise belge, cela permet de repérer vite une solution déjà proche de votre métier. L’intégrateur vérifie ensuite ce que l’app couvre vraiment, car une fiche commerciale ne décrit jamais vos cas particuliers.
Ce que l’App Store ne vous dit pas
Une app du catalogue reste un produit tiers. Sa fiche ne vous dit pas :
- si elle gère vos conditions de prix, vos remises ou vos taux de TVA particuliers ;
- ce qui se passe quand un flux échoue (file d’attente, alerte, reprise) ;
- qui répond au téléphone en cas d’incident, et dans quelle langue ;
- comment elle se comporte quand vous changez de version d’Exact Online.
C’est à l’intégrateur de poser ces questions avant de l’installer, pas après la première panne.
Quels types de connecteurs pour quels besoins ?
Les besoins se regroupent en grandes familles. Le tableau ci-dessous aide à savoir où chercher et ce qu’il faut cadrer.
| Besoin | Ce que le flux échange | Point d’attention en Belgique |
|---|---|---|
| E-commerce et places de marché | commandes, clients, stocks, prix, expéditions | TVA applicable selon le client et le pays de livraison ; retours |
| Banques et paiement | extraits, paiements, rapprochement | formats d’extraits usuels du pays, comme CODA ; virements SEPA |
| Facturation électronique | factures émises et reçues | réseau Peppol, gestion des accusés et des rejets |
| Outils bureautiques | exports, tableaux, courriers, agendas | contrôle des droits d’accès aux données financières |
| BI et reporting | écritures, ventes, marges, stocks | fraîcheur des données, définition unique des indicateurs |
| EDI | commandes et factures avec de grands clients ou fournisseurs | respect du format imposé par le partenaire |
| Signature électronique | contrats, devis, bons de commande | valeur probante et conservation du document signé |
| Logiciels métier | production, chantiers, planning, caisse | qui est maître de la donnée : l’ERP ou l’outil métier |
E-commerce et places de marché
C’est la demande la plus fréquente. Une boutique qui vend à des particuliers et à des professionnels belges, parfois aussi aux Pays-Bas ou en France, a besoin que les commandes descendent dans l’ERP et que les stocks remontent vers la boutique. Le piège habituel n’est pas technique mais fonctionnel : à quel moment la commande devient-elle une vente, une facture, une écriture ? Notre page dédiée à l’ERP pour l’e-commerce détaille ces questions côté métier.
Banques et paiement
Le rapprochement bancaire est un gain de temps immédiat pour le comptable. Avant de choisir, listez vos banques, vos modes d’encaissement et vos besoins de paiement de fournisseurs. Les formats d’échange varient d’un établissement à l’autre : faites vérifier chacun d’eux sur vos comptes réels, avec de vraies lignes d’extrait, avant de valider.
Facturation électronique et Peppol
En Belgique, la facture électronique entre entreprises passe par le réseau Peppol. Un connecteur ne suffit pas : il faut que l’ERP produise une facture conforme, que le flux la transmette au bon destinataire et que les retours (acceptée, rejetée) reviennent dans le dossier. Pour comprendre le cadre, lisez notre guide sur la facturation électronique Peppol, puis faites décrire par l’intégrateur le trajet complet d’une facture.
BI, bureautique, EDI et signature
Un outil de BI interroge Exact Online pour produire des tableaux de bord sans ressaisie. L’enjeu est de s’accorder sur une définition unique de chaque indicateur : une « marge » doit signifier la même chose pour la direction, le commercial et le comptable. Les échanges EDI imposent, eux, le format du partenaire, et la signature électronique doit conserver le document signé dans le dossier du client ou du fournisseur.
Comment cadrer un flux d’intégration
Une intégration qui échoue vient rarement de la technique. Elle échoue parce que personne n’a décidé qui possède quoi. Voici une méthode simple, que l’intégrateur doit appliquer avant de coder.
1. Nommer le propriétaire de chaque donnée
Pour chaque objet (client, article, prix, stock, facture), décidez quel logiciel fait foi. Si le client est créé à la fois dans la boutique et dans l’ERP, vous aurez des doublons. Une seule source, un seul sens de circulation par défaut.
2. Décrire le déclencheur et la fréquence
Un flux est-il lancé à chaque événement, à heure fixe, ou à la demande ? Un stock actualisé une fois par jour peut suffire pour un grossiste, et pas pour une boutique qui vend des articles rares.
3. Prévoir les erreurs
Que se passe-t-il quand un article n’existe pas, qu’un numéro de TVA est refusé ou que le réseau coupe ? Demandez la liste des erreurs prévues, la façon dont elles sont signalées et qui les traite. Un flux sans alerte est un flux qui échoue en silence.
4. Tester sur des données réelles
Un test sur trois lignes factices ne prouve rien. Le recettage doit passer des cas réels : commande avec remise, avoir partiel, client étranger, paiement tardif. Le rapprochement avec la comptabilité fait partie de la recette, pas d’un chantier ultérieur.
5. Documenter et désigner un responsable
Un schéma du flux, la liste des comptes techniques utilisés et le nom du responsable doivent figurer dans le livrable. Sans cela, le départ d’un collaborateur ou d’un prestataire rend l’intégration illisible.
Qui maintient l’intégration ?
C’est la question la plus oubliée, et la plus coûteuse. Selon le type de connecteur, la réponse change.
| Type d’intégration | Qui la maintient | Ce qu’il faut prévoir au contrat |
|---|---|---|
| App de l’App Store | l’éditeur de l’app | niveau de support, délai de correction, conditions de sortie |
| Développement sur mesure via l’API | l’intégrateur ou votre équipe informatique | engagement de suivi, accès au code, documentation |
| Outil de synchronisation générique | l’éditeur de l’outil, plus la personne qui l’a paramétré | qui modifie les règles quand le besoin change |
Un développement spécifique doit être traité comme un actif de l’entreprise : le code vous appartient ou vous y avez accès, la documentation est livrée, et le support est décrit. Notre page sur le développement sur mesure pour Exact Online précise ce qu’il faut exiger, et celle sur le support et la maintenance explique comment le suivi s’organise après la mise en service.
Intégrer au bon moment du projet
Les connecteurs ne se branchent pas à la fin. Les flux sensibles (banque, facturation, boutique) influencent le paramétrage de la comptabilité, des articles et des stocks. Ils s’inscrivent donc dans le calendrier de la mise en place d’Exact Online, avec une phase de test avant la bascule. Si vos stocks sont concernés, regardez aussi la gestion des stocks et des achats.
Du côté du budget, distinguez trois lignes : le coût de l’ERP lui-même, l’abonnement éventuel à une app, et le travail d’intégration. Les deux dernières sont souvent oubliées dans les premiers chiffrages ; la page sur le prix d’Exact Online vous aide à ne pas les omettre.
Trouver l’intégrateur adapté à vos flux
Tous les intégrateurs n’ont pas la même expérience des flux. Certains maîtrisent le commerce en ligne, d’autres la production ou la comptabilité de cabinets. Demandez des cas comparables au vôtre (même type de boutique, même banque, même réseau Peppol), et la façon dont ils gèrent le suivi. Notre page sur le choix d’un intégrateur Exact Online propose des critères pour comparer, et le fonctionnement de la mise en relation est gratuit : vous décrivez votre projet, et nous vous orientons vers un intégrateur adapté, qui réalisera le projet. Pour replacer le tout dans le contexte du pays, voyez notre page Exact Online en Belgique.
À retenir
- L’API REST d’Exact Online est la base de toutes les intégrations ; elle est documentée et soutenue par un Support Portal.
- Pour un seul client, l’abonnement Developer n’est pas requis : le client peut enregistrer sa propre app.
- L’App Store permet de repérer une solution existante avant d’envisager un développement.
- Un flux se cadre par la propriété des données, le déclencheur, la gestion des erreurs, la recette et la documentation.
- Le contrat doit nommer qui maintient chaque connecteur, sans exception.
Questions fréquentes
Existe-t-il un connecteur Exact Online prêt à l’emploi pour ma boutique en ligne ?
Probablement, mais il faut le vérifier dans l’App Store d’Exact Online, qui regroupe des apps par catégorie, dont la vente. Un connecteur du catalogue couvre le cas courant : commandes, clients, stocks. Dès que vos règles sont particulières (prix par client, expéditions multiples, retours), un développement complémentaire devient souvent nécessaire.
Faut-il un abonnement Developer pour intégrer l’API Exact Online chez un seul client ?
Non. Exact indique qu’une intégration destinée à un seul client ne requiert pas l’abonnement Developer : le client peut enregistrer sa propre app dans son environnement. L’abonnement concerne plutôt l’éditeur qui veut proposer une app à plusieurs clients.
Quelle est la différence entre l’API Exact Online et une app de l’App Store ?
L’API REST est la porte d’entrée technique : elle permet à un programme de lire et d’écrire des données dans Exact Online. Une app de l’App Store est une solution déjà construite sur cette API, avec son propre éditeur, sa propre tarification et son propre support. L’une se développe, l’autre se souscrit.
Qui maintient une intégration quand Exact Online ou l’autre logiciel évolue ?
Cela doit être écrit dans le contrat. Pour une app du catalogue, c’est l’éditeur de l’app. Pour un développement sur mesure, c’est l’intégrateur ou votre équipe informatique, selon ce qui a été convenu. Sans responsable désigné, le flux tombe en panne au premier changement et personne ne le remarque.
Comment faire transiter mes factures par Peppol avec Exact Online ?
Deux voies existent : une app ou un connecteur du catalogue qui prend en charge l’envoi et la réception, ou un flux développé vers un prestataire d’accès Peppol. Demandez à l’intégrateur de vous montrer le trajet complet d’une facture, du brouillon à la réception par le client, avant de vous engager.
Sources
- Exact – App Store, espace développeur (Belgique)
- Exact – App Store
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