Pour une entreprise qui achète, stocke et revend, la gestion de stock Exact Online n’est pas un module isolé : c’est le lien entre ce que le magasinier reçoit, ce que le commercial promet et ce que la comptabilité valorise. Cette page détaille ce qu’il faut cadrer côté articles, entrepôts, achats et inventaires avant de lancer un projet en Belgique. Elle complète la page de présentation d’Exact Online et le panorama des modules.
Une précision utile d’emblée : l’étendue exacte des fonctions logistiques varie selon l’édition et les modules souscrits. Ce que vous lisez ici décrit les sujets à traiter, pas un catalogue de fonctions garanties. Votre intégrateur confirme, sur votre cas, ce qui est couvert en standard, ce qui demande un module et ce qui relève d’un développement sur mesure.
À qui s’adresse la logistique d’Exact Online ?
Le profil type est la PME belge de négoce, de distribution, de pièces détachées ou de fabrication légère, qui a dépassé le tableur et l’outil de facturation simple mais n’a pas besoin d’un ERP d’entreprise très lourd. Typiquement : un grossiste flamand avec un entrepôt et quelques tournées, un distributeur bruxellois multi-clients, un installateur wallon qui gère un stock de pièces et des camionnettes.
Si votre activité tourne surtout autour d’une production complexe, regardez plutôt la page GPAO Exact Online. Si vous vendez en ligne, les flux de stock se jouent aussi dans les connecteurs et dans le guide ERP e-commerce.
Articles, variantes et unités
Tout part de la fiche article. C’est là que se décident la nature de l’article (stocké ou non), l’unité de stock, l’unité d’achat, l’unité de vente et le fournisseur habituel. Les erreurs de conception se paient pendant des années.
Points à trancher avant la reprise de données :
- Codification : une référence parlante et stable, sans signification cachée qui explose avec la gamme.
- Variantes : taille, couleur, conditionnement. Faut-il un article par variante ou une famille avec attributs ? La réponse dépend de la façon dont vous achetez et vendez.
- Unités et conversions : vous achetez à la palette, stockez au carton, vendez à la pièce. Chaque conversion doit être paramétrée une fois, proprement.
- Articles non stockés : services, frais de transport, prestations, à distinguer pour ne pas polluer les inventaires.
Le nettoyage de la base articles est généralement le premier chantier de la migration vers Exact Online. Reprendre dix ans d’articles dormants dans le nouvel outil est une mauvaise idée.
Entrepôts, emplacements et lots
Un entrepôt unique sans emplacement convient à une petite structure. Dès que le stock se répartit entre un dépôt principal, un camion, un point de vente ou un sous-traitant, il faut structurer.
| Besoin | Question à se poser | Conséquence de paramétrage |
|---|---|---|
| Plusieurs sites | Un stock par site, ou un stock global ? | Entrepôts distincts et transferts |
| Rangement précis | Le magasinier cherche-t-il l’article ? | Emplacements, rangement guidé |
| Traçabilité | Un rappel de lot est-il possible dans votre secteur ? | Lots, dates limites, numéros de série |
| Stock à l’extérieur | Camionnette, client, sous-traitant ? | Entrepôts logiques dédiés |
Les lots et numéros de série méritent une discipline particulière. Ils ont du sens en agroalimentaire (voir ERP agroalimentaire), en santé ou pour du matériel sous garantie. Ils n’en ont aucun pour des fournitures banales. Tracer chaque article ralentit les réceptions et multiplie les erreurs de saisie ; réservez-le à ce qui l’exige réellement, par obligation légale ou par exigence client.
Réapprovisionnement : de la règle à la commande
Un réapprovisionnement fiable repose sur des paramètres simples, mais exacts :
- un stock minimal ou un point de commande par article ;
- un délai fournisseur réaliste, mesuré et non rêvé ;
- une quantité économique ou un multiple d’achat (carton, palette) ;
- un fournisseur principal et, si besoin, un fournisseur de secours.
À partir de ces règles, l’outil propose des quantités à commander, que l’acheteur valide, regroupe par fournisseur et transforme en commandes. Commencez par ce mode « proposition validée » : il révèle vite les articles mal paramétrés. N’automatisez pleinement que les références stables, à rotation régulière.
Autre sujet propre aux distributeurs belges : la saisonnalité. Un grossiste en matériaux avant l’hiver ou un fournisseur de la grande distribution avant les fêtes ne réapprovisionne pas comme en été. Il faut pouvoir ajuster les seuils par période plutôt que de laisser un paramètre unique piloter toute l’année.
Achats et fournisseurs
Le cycle d’achat se découpe en quatre temps : demande ou besoin, commande fournisseur, réception, facture d’achat. L’enjeu est de ne pas rompre la chaîne entre les trois derniers, car c’est ce qui permet le rapprochement commande, réception et facture.
- Fiche fournisseur : conditions de paiement, devise, numéro de TVA, coordonnées bancaires. Des données propres évitent les rejets de paiement.
- Commande fournisseur : quantités, prix négociés, dates de livraison attendues, suivi des reliquats.
- Réception : constat de ce qui est réellement arrivé, avec écarts éventuels. C’est elle qui augmente le stock et déclenche la dette à rapprocher.
- Facture d’achat : saisie et contrôle contre la commande et la réception.
Côté facture, la page belge d’Exact Online Boekhouden présente un agent d’achat (Purchase Agent) et cite 98 % de précision pour le traitement automatique des factures d’achat. C’est un chiffre de l’éditeur : testez-le sur vos propres factures fournisseurs, souvent hétérogènes, avant d’en faire un argument. Le sujet est traité plus largement dans la page comptabilité et finance.
Pour les échanges de factures, le contexte belge compte : la facturation électronique entre entreprises passe par le réseau Peppol, et vos fournisseurs vous enverront de plus en plus des factures structurées. Le guide facturation électronique Peppol explique ce que cela change pour la réception des factures d’achat.
Réceptions, expéditions et transporteurs
La réception et l’expédition sont les deux moments où le stock informatique rencontre la réalité. Un processus simple vaut mieux qu’un processus sophistiqué mal appliqué.
À la réception : contrôle du bon de livraison contre la commande, comptage, saisie des écarts, rangement. À l’expédition : prélèvement selon la commande client, contrôle, emballage, bon de livraison, puis facturation.
Pour les transporteurs, la question n’est pas « l’ERP gère-t-il les transporteurs ? » mais « quel transporteur utilisez-vous, et comment doit s’échanger l’information ? » Étiquettes, numéros de suivi et avis d’expédition s’obtiennent généralement via un connecteur ou une application tierce. Listez vos transporteurs et vos besoins (étiquette, suivi, point relais) avant le choix de l’outil. Le guide ERP transport et logistique aborde les cas plus exigeants.
Si vous livrez ou achetez au-delà de la frontière, notez que la couverture d’Exact Online Boekhouden inclut les déclarations TVA et ICP ainsi qu’Intrastat. Les flux de stock vers l’Union européenne doivent donc être saisis avec les bons codes dès la réception ou l’expédition ; voir aussi le guide TVA belge et ERP.
Codes-barres, scanners et mobilité
Le scanner est souvent le meilleur retour sur investissement d’un projet logistique : il supprime la ressaisie et réduit les erreurs de picking. Il peut intervenir à plusieurs moments :
- à la réception, pour valider la commande fournisseur ;
- au rangement, pour confirmer l’emplacement ;
- au prélèvement, pour contrôler article et quantité ;
- à l’inventaire, pour compter sans feuille ni saisie.
Cela passe par une application mobile ou un connecteur, à choisir selon votre matériel (terminal durci, smartphone) et la qualité du Wi-Fi de l’entrepôt. Les codes-barres doivent exister avant : étiquetage des articles, des emplacements et, si besoin, des lots. Ce chantier, souvent sous-estimé, se prépare avec l’intégrateur, pas le dernier jour avant la mise en production.
Inventaires et valorisation
Deux logiques coexistent. L’inventaire permanent met le stock à jour à chaque mouvement ; l’inventaire physique compare le stock théorique au comptage réel et corrige les écarts. Les deux se complètent.
Pour la valorisation, la méthode (coût moyen pondéré, dernier prix, prix standard) s’arrête avec votre comptable ou votre réviseur, car elle influence directement le résultat et le bilan. Posez la question tôt, avant le paramétrage, parce que changer de méthode en cours de route complique les clôtures.
| Pratique | Avantage | Point d’attention |
|---|---|---|
| Inventaire tournant | Pas d’arrêt d’activité | Planning rigoureux par zone ou par classe d’article |
| Inventaire annuel complet | Vue d’ensemble à la clôture | Arrêt ou ralentissement de l’entrepôt |
| Comptage par scanner | Rapide, sans ressaisie | Codes-barres fiables |
Un écart d’inventaire n’est pas qu’un chiffre : cherchez-en la cause (réception non saisie, casse, vol, erreur d’unité) plutôt que de l’absorber par une écriture.
Intégration avec la vente et la comptabilité
Les stocks vivent rarement seuls. Une commande client réserve du stock, une livraison le diminue, une facture le valorise en coût des marchandises vendues. Consultez la page ventes et CRM pour la partie amont. Veillez aussi à ce que les intégrations (boutique en ligne, EDI, transporteur) écrivent bien dans les mêmes articles et entrepôts, sans doublon.
Réussir le démarrage
Quelques règles ressortent des projets de ce type :
- nettoyer les articles et fournisseurs avant la reprise ;
- faire un inventaire de départ complet, comptage figé et daté ;
- former les magasiniers sur leur poste réel, pas en salle (voir la formation) ;
- démarrer par le flux de base (réception, stock, expédition) avant d’ajouter lots, emplacements et scanners ;
- prévoir une période de suivi rapproché après la mise en ligne.
La démarche d’ensemble est décrite dans la page mise en place d’Exact Online. Pour comparer avec d’autres logiciels très présents en négoce, consultez le guide ERP négoce et distribution ou les alternatives à Exact Online. Pour être mis en relation gratuitement avec un intégrateur qui connaît votre secteur, voyez comment fonctionne la mise en relation.
Questions fréquentes
Exact Online permet-il de gérer plusieurs entrepôts et emplacements ?
Oui, la gestion multi-entrepôts fait partie des fonctions logistiques attendues d’un ERP de cette catégorie. Le niveau de détail (emplacements, stock en transit, stock chez un tiers) dépend de l’édition et des modules retenus. Faites-le confirmer par l’intégrateur sur votre schéma d’entrepôts réel avant de signer.
Comment gérer les lots et les numéros de série dans Exact Online ?
La traçabilité par lot ou par numéro de série se paramètre article par article. Elle concerne surtout l’agroalimentaire, la santé, le matériel technique sous garantie et les pièces suivies. Décidez d’abord quels articles la nécessitent vraiment : tracer tout alourdit les réceptions et les expéditions.
Exact Online peut-il automatiser les achats et le réapprovisionnement ?
Le réapprovisionnement repose sur des règles par article : stock minimal, délai fournisseur, fournisseur habituel. Elles génèrent des propositions de commande que l’acheteur valide. L’automatisation complète n’a de sens que si les données d’articles et de délais sont fiables ; sinon, on commence par des propositions validées à la main.
Peut-on utiliser des scanners et des codes-barres avec Exact Online ?
Oui, la saisie par scanner ou terminal mobile se met en place à la réception, au rangement, au prélèvement et à l’inventaire. Elle passe par une application ou un connecteur du marché, à choisir selon votre matériel et vos flux. Un essai sur votre propre entrepôt vaut mieux qu’une démonstration générique.
Comment l’inventaire est-il valorisé et relié à la comptabilité belge ?
Les mouvements de stock alimentent la valorisation et les écritures comptables, selon la méthode de valorisation choisie avec votre comptable. L’inventaire permanent facilite la clôture, mais exige des réceptions saisies à temps et des factures d’achat rapprochées. Un inventaire physique reste nécessaire pour corriger les écarts.
Sources
- Exact Online Boekhouden (Belgique)
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