Un audit Exact Online est un examen indépendant d’une installation existante : on regarde comment elle a été paramétrée, ce qu’elle contient, ce qui a été développé autour et si elle sert réellement l’entreprise. Il précède presque toujours une reprise de projet Exact Online, c’est-à-dire le moment où l’on décide de corriger la trajectoire, éventuellement avec un autre prestataire.
En Belgique, la situation est fréquente : une PME a démarré avec le comptable ou un revendeur local, le périmètre s’est élargi (stocks, facturation, CRM, connecteurs), et deux ans plus tard plus personne ne sait précisément pourquoi telle règle existe. Cette page vous aide à reconnaître le moment, à cadrer l’audit et à changer d’intégrateur Exact Online sans perdre ce qui fonctionne.
Les signes qu’un audit Exact Online s’impose
Un projet en difficulté se voit rarement à un incident unique. Ce sont des symptômes qui s’accumulent :
- la clôture mensuelle exige des retraitements manuels que personne n’a documentés ;
- les chiffres de la comptabilité et ceux des ventes ou des stocks ne se rapprochent pas sans effort ;
- les utilisateurs gardent leurs propres fichiers Excel « parce que c’est plus sûr » ;
- chaque demande d’évolution devient un chantier, et les mêmes anomalies reviennent après chaque correction ;
- la déclaration de TVA belge ou l’échange de factures par Peppol repose sur des contournements ;
- l’intégrateur change d’interlocuteur à chaque échange, ou ne répond plus ;
- vous découvrez, au détour d’une question, que vous ne détenez ni la documentation ni certains accès.
Si trois de ces signes vous parlent, mieux vaut regarder l’installation de près avant d’engager de nouvelles dépenses de développement. Le guide sur les erreurs de projet ERP décrit les causes les plus courantes de dérive, utile pour situer votre cas.
Ce que l’audit examine
Un bon audit suit un périmètre précis et produit un rapport lisible par un dirigeant, pas seulement par un technicien. Voici les chantiers habituels.
Le paramétrage
C’est le socle. L’auditeur contrôle le plan comptable, les journaux, les codes TVA, les conditions de paiement, les règles de numérotation et les droits des utilisateurs. Pour une société belge, il vérifie la cohérence avec la TVA belge, les régimes particuliers et les besoins de clôture. Il regarde aussi si les paramètres ont été adaptés à votre activité ou s’ils ressemblent encore à un modèle par défaut. Voyez la page sur la comptabilité et la finance avec Exact Online pour le périmètre attendu.
Les données
Doublons de tiers, comptes de liaison qui ne s’équilibrent pas, articles obsolètes, historiques mal repris lors de la migration : la qualité des données se mesure par des contrôles simples et répétables. Si l’installation provient d’un ancien logiciel, la façon dont la reprise a été faite est regardée de près ; la page sur la migration vers Exact Online en rappelle les points sensibles.
Les développements et les intégrations
Tout ce qui a été ajouté autour d’Exact Online doit être inventorié : scripts, applications de l’App Store, connecteurs vers une boutique en ligne, un outil de CRM ou une solution de paie. Pour chacun, on note qui l’a écrit, où est le code, comment il s’authentifie et ce qui se passe s’il tombe en panne. Les pages sur le développement sur mesure et sur les connecteurs et intégrations précisent ce qui est raisonnable de développer.
Les performances et l’usage réel
L’auditeur interroge les utilisateurs, parcourt leurs journées types et repère les écrans évités, les saisies en double et les exports quotidiens. Un outil lent ou contourné trahit souvent un paramétrage inadapté plutôt qu’un défaut du produit.
La sécurité et les accès
Comptes d’anciens collaborateurs encore actifs, droits trop larges, mots de passe partagés, intégrations qui utilisent un compte personnel : ces faiblesses sont courantes et faciles à corriger une fois repérées. On vérifie aussi qui détient les droits d’administrateur et si un compte du prestataire reste ouvert.
La version et les licences
Exact fait évoluer ses éditions ; l’éditeur annonce notamment des éditions Premium Plus avec multi-législation, automatisation de workflows et Master Data Management, sous réserve de modification du planning. L’audit compare vos modules et votre édition avec vos besoins réels, afin de repérer aussi bien un manque qu’un excès. Pour le détail, consultez la page sur les versions et éditions.
Synthèse : que regarde-t-on, et pour quel risque ?
| Domaine | Ce que l’on vérifie | Risque s’il est négligé |
|---|---|---|
| Paramétrage | Plan comptable, TVA, journaux, droits | Écritures erronées, déclarations fragiles |
| Données | Tiers, articles, soldes, historique repris | Chiffres non fiables, rapprochements manuels |
| Développements | Code, documentation, propriétaire | Dépendance totale à un seul prestataire |
| Intégrations | Authentification, fréquence, reprise sur erreur | Flux interrompus sans alerte |
| Sécurité | Comptes actifs, droits, accès prestataire | Accès non maîtrisés, fuite de données |
| Version et licences | Édition, modules utilisés ou non | Coûts inutiles ou fonctions manquantes |
Changer d’intégrateur Exact Online sans tout recommencer
C’est la crainte la plus répandue : changer de prestataire signifierait repartir de zéro. En réalité, votre société est propriétaire de ses données et de sa licence ; le prestataire n’est qu’un intervenant. La reprise se déroule donc en continuité.
- Établir l’état des lieux. L’audit sert de point de départ commun : tout le monde part du même constat.
- Séparer l’utile du défectueux. Le paramétrage sain est conservé ; seuls les éléments incohérents sont repris.
- Cadrer une période de transition. L’ancien prestataire répond aux questions de transfert, ce qui se prévoit contractuellement.
- Reprendre les développements documentés. Sans documentation, le nouvel intégrateur rétro-analyse le code ; cela se facture et doit se chiffrer à part.
- Basculer le support. Le nouveau prestataire devient l’interlocuteur unique, dans le cadre d’un contrat de support et maintenance clair.
Dans le réseau belge d’Exact, les partenaires sont des experts-comptables, des revendeurs certifiés organisés par région et des développeurs qui publient dans l’App Store ; Exact annonce 2 000 spécialistes. Le choix se fait selon la certification et la région, ce qui facilite de trouver un interlocuteur en Flandre, en Wallonie ou à Bruxelles. Pour comparer les profils, appuyez-vous sur la page choisir un intégrateur Exact Online ; pour savoir comment nous vous aidons à les rencontrer, voyez comment fonctionne la mise en relation.
Les documents et les accès à récupérer
Beaucoup de reprises échouent à cause d’un manque d’éléments, pas de compétence. Réunissez, idéalement avant toute discussion délicate :
- les droits d’administrateur de votre environnement Exact Online, à votre nom et à celui d’un second responsable ;
- le cahier des charges initial, les comptes rendus d’ateliers et les spécifications des développements ;
- le dossier de paramétrage : plan comptable, codes TVA, règles de validation, modèles de documents ;
- les accès et clés des applications connectées, ainsi que les comptes techniques utilisés par les intégrations ;
- le code source des développements sur mesure et l’endroit où il est hébergé ;
- les exports complets de vos données (tiers, articles, écritures, documents de vente et d’achat) ;
- le contrat, les conditions de support et la liste des facturations en cours ;
- la liste des utilisateurs, avec leurs rôles et les droits attribués.
Le Support Portal d’Exact offre gratuitement, 24 h/24, une documentation développeur et un accès aux spécialistes API ; du conseil payant existe pour la mise en place d’intégrations et d’OAuth. Cette ressource est précieuse pour un nouveau prestataire qui doit comprendre rapidement une intégration existante.
Un plan de redressement en quatre temps
Après l’audit, on ne corrige pas tout en même temps. Un plan de redressement raisonnable s’organise ainsi.
Sécuriser
D’abord, protéger l’essentiel : sauvegardes des paramètres et des exports, fermeture des accès inutiles, vérification que les flux critiques (facturation, TVA, paiements) tiennent. Si votre société prépare l’échange de factures par Peppol, vérifiez ce point immédiatement ; la page sur la facturation électronique Peppol détaille ce qu’il faut anticiper.
Stabiliser
Ensuite, traiter les anomalies qui génèrent du travail manuel chaque mois : rapprochements, codes TVA, comptes de liaison. Ces corrections ont l’effet le plus visible pour la direction financière et pour votre comptable. Le guide sur la TVA belge et l’ERP aide à cadrer les contrôles de la déclaration.
Remettre en cohérence
Une fois la base saine, on revoit les processus avec les utilisateurs : ce qui est réellement utilisé, ce qui doit être simplifié, ce qui doit faire l’objet d’une formation. C’est aussi le moment de décider si un développement sur mesure se justifie encore ou si une fonction standard le remplace.
Piloter dans la durée
Enfin, on fixe des indicateurs simples : délai de clôture, nombre de retraitements manuels, incidents ouverts. Le projet n’est pas fini quand le dernier correctif est livré, mais quand l’équipe travaille sans contournement et que le support suit un rythme convenu.
Auditer, corriger ou repartir sur une autre solution ?
Dans la grande majorité des cas, l’audit conclut à une reprise : l’outil est adapté, c’est la mise en œuvre qui l’est moins. Le cas inverse existe : l’activité a changé (production, multi-sociétés, besoins internationaux) et l’installation ne suit plus. L’audit chiffre alors, sans parti pris, l’écart entre ce qu’Exact Online couvre et ce dont vous avez besoin. Si cet écart est grand, comparez les alternatives à Exact Online avant de décider. Pour un projet entièrement neuf, la page sur la mise en œuvre d’Exact Online reprend la démarche à suivre.
Demandez enfin que le rapport indique clairement ce qu’il recommande de faire, pourquoi, et dans quel ordre. Un audit qui liste vingt remarques sans priorité n’aide pas un dirigeant à décider.
Comment nous pouvons vous aider
Nous ne réalisons pas l’audit nous-mêmes et ne sommes affiliés à aucun éditeur : notre service gratuit vous met en relation avec des intégrateurs capables de réaliser un audit ou une reprise de projet, selon votre région et la taille de votre dossier. Décrivez votre situation, les symptômes constatés et ce que vous avez déjà en main ; les spécialistes qui répondent vous proposent ensuite un cadrage que vous restez libre d’accepter ou non.
Questions fréquentes
Quand faut-il demander un audit Exact Online ?
Dès que les écarts entre la comptabilité et les modules opérationnels se répètent, que les utilisateurs contournent l’outil avec des tableaux Excel ou que l’intégrateur ne répond plus dans des délais acceptables. Un audit est aussi utile avant une montée de version, une extension à une nouvelle filiale ou un changement de prestataire. Il coûte peu au regard d’un projet qui s’enlise.
Peut-on changer d’intégrateur Exact Online sans tout recommencer ?
Oui, dans la plupart des cas. La licence et la base de données appartiennent à votre société, pas à l’intégrateur. Le nouveau prestataire reprend le paramétrage existant, les données et les développements documentés, puis corrige ce qui doit l’être. On ne repart de zéro que si le paramétrage est incohérent à la base, ce que l’audit permet d’établir.
Quels accès faut-il récupérer avant de quitter un intégrateur ?
Les droits d’administrateur de votre environnement Exact Online, les identifiants des applications connectées, les clés et autorisations des intégrations, le code source et la documentation des développements sur mesure, ainsi que l’accès aux serveurs ou services tiers hébergeant les connecteurs. Faites aussi une copie des paramétrages et des exports de données avant toute discussion tendue.
Un audit Exact Online est-il indépendant de l’intégrateur actuel ?
Il peut l’être : vous pouvez confier l’audit à un autre spécialiste, comptable ou revendeur, afin d’obtenir un avis sans conflit d’intérêts. Dans le réseau d’Exact, des comptables, revendeurs et développeurs interviennent selon leur certification et leur région. Précisez dès le départ que l’audit n’engage pas à lui confier la suite.
Que contient un plan de redressement ?
Une liste priorisée des anomalies, classées par risque pour la comptabilité, la TVA belge et l’exploitation quotidienne, avec un responsable pour chaque action, un jalon de contrôle et un critère d’acceptation. Il distingue ce qui se corrige tout de suite, ce qui attend une nouvelle version et ce qu’il vaut mieux abandonner. Il s’achève par un point de passage clair vers le support courant.
Sources
- Exact Belgique — réseau de partenaires
- Exact Belgique — Support Portal et documentation développeur
- Exact — perspectives produit (Premium Plus, IA, feuille de route)
Les noms de logiciels cités sont des marques de leurs éditeurs respectifs, mentionnées à titre d’information. Ce site est indépendant et n’est affilié à aucun éditeur.