Wie Exact Online wil invoeren, kiest vaak voor een eenvoudige cloudtoepassing, maar een goede implementatie blijft een project met een begin, een einde en duidelijke verantwoordelijkheden. Deze pagina beschrijft hoe een Exact Online implementatie in een Belgische kmo verloopt, wat u aan elke fase overhoudt en waar projecten in de praktijk spaak lopen.
Exact beschrijft voor België een netwerk van partners: accountants, gecertificeerde resellers per regio en ontwikkelaars die in de Exact Online App Store publiceren. De pagina van de uitgever spreekt van tweeduizend beschikbare specialisten. Voor u betekent dit vooral dat de keuze van de partner even bepalend is als de keuze van de software.
Wat een Exact Online project werkelijk inhoudt
Exact Online is een cloudoplossing: er is geen server om te installeren. Dat maakt de technische kant lichter, maar het werk zit elders. U moet uw boekhoudstructuur, uw artikelen, uw goedkeuringsstromen en uw koppelingen vertalen naar een nieuwe werkwijze. Daarom is een project Exact Online altijd in de eerste plaats een organisatorisch project en pas daarna een technisch.
Voor een Exact-specifieke methode met eigen naam vindt u in onze bronnen geen bevestiging. Wij beschrijven daarom de fasen zoals ze bij serieuze integrators gangbaar zijn. Vraag uw kandidaat-partner altijd om zijn eigen aanpak, met de leveringen per fase, op papier.
De fasen van een Exact Online implementatie
Het onderstaande overzicht geeft de volgorde, de leveringen en de verdeling van het werk.
| Fase | Wat gebeurt er | Belangrijkste levering | Wie trekt |
|---|---|---|---|
| Afbakening | Doelen, perimeter, modules, vennootschappen | Projectkader en verantwoordelijken | Directie met integrator |
| Analyse | Processen, rapportering, koppelingen, btw en Peppol | Functionele analyse en lijst van afwijkingen | Integrator, met sleutelgebruikers |
| Parametrisatie | Inrichting van boekhouding, rollen, documenten, workflows | Werkende testomgeving | Integrator |
| Gegevensovername | Relaties, artikelen, grootboek, openstaande posten | Opgeschoonde en geladen gegevens | Bedrijf en integrator |
| Test en acceptatie | Scenario's met echte documenten | Getekend akkoord op de testscenario's | Sleutelgebruikers |
| Opleiding | Training per rol | Gebruikers die zelfstandig werken | Integrator |
| Livegang | Overschakeling en afsluiting van het oude systeem | Productieomgeving in gebruik | Gezamenlijk |
| Opvolging | Bijsturing en eerste afsluitingen | Lijst van openstaande punten en overdracht naar support | Integrator |
Afbakening: eerst beslissen wat u niet doet
Het project begint met een korte, scherpe afbakening: welke modules, welke vennootschappen, welke gebruikers, welke koppelingen. Leg ook vast wat er bewust buiten de eerste fase valt. Een kmo die in één keer boekhouding, verkoop, voorraad en productie wil vervangen, vergroot het risico aanzienlijk. Een overzicht van de beschikbare onderdelen vindt u op de pagina over de modules van Exact Online.
Levering: een projectkader met doelen, perimeter, interne projectleider en beslissingsregels.
Analyse: processen, niet schermen
In de analyse overloopt de integrator uw werkwijze: van offerte of inkooporder tot betaling en afsluiting. Hier komen de Belgische eigenaardigheden aan bod: btw-regimes, intracommunautaire leveringen, de structuur van het algemeen rekeningstelsel zoals uw boekhouder het hanteert, en de verplichte e-facturatie tussen bedrijven via Peppol. Lees hierover onze uitleg over e-facturatie en Peppol en de gids over de btw in België en uw ERP.
Levering: een functionele analyse met een duidelijke lijst van wat standaard werkt, wat u aanpast in uw werkwijze en wat een koppeling of maatwerk vergt.
Parametrisatie: bouwen op standaard
Een testomgeving wordt ingericht met uw boekhouding, rollen en rechten, documentsjablonen en goedkeuringsstromen. De vuistregel: volg de standaard waar mogelijk en wijk alleen af wanneer een proces uw concurrentievoordeel is. Elke afwijking kost bij het volgende versie- of editiewissel opnieuw aandacht.
Levering: een werkende testomgeving die uw sleutelgebruikers kunnen uitproberen, nog vóór de gegevens zijn overgenomen.
Gegevensovername: het stuk dat het meest onderschat wordt
De overname van gegevens is zelden een technisch probleem; het is een kwaliteitsprobleem. Wat in het oude pakket al jaren fout stond, staat na de overname gewoon in het nieuwe. Beslis daarom per gegevenssoort wat u meeneemt:
- Relaties: klanten en leveranciers die nog actief zijn, zonder dubbels en met correcte btw-nummers.
- Artikelen: enkel wat u nog verkoopt of aankoopt, met een bruikbare indeling.
- Boekhouding: het grootboekschema, openstaande posten en saldi op de overstapdatum.
- Historiek: vaak volstaat het om de oude gegevens raadpleegbaar te houden in plaats van ze volledig over te nemen.
De uitgebreide aanpak, inclusief overstap vanaf een ander pakket, staat op de pagina over migratie naar Exact Online. Een algemeen kader vindt u in onze gids over ERP-migratie.
Test, opleiding en livegang
Acceptatie met echte documenten
Test niet met verzonnen voorbeelden. Laat uw sleutelgebruikers een volledige cyclus doorlopen met echte aankoopfacturen, verkoopfacturen, creditnota's, bankafschriften en een testafsluiting. Controleer ook de btw-aangifte en het verzenden en ontvangen van elektronische facturen. Laat uw boekhouder of accountant de uitkomst nakijken: zij of hij moet er na de livegang mee werken.
Levering: een getekend akkoord op een lijst van testscenario's, met de openstaande punten en wie ze oplost.
Opleiding per rol
Een boekhouder, een magazijnier en een commercieel medewerker hebben elk andere schermen en andere gewoonten. Train dus per rol, op uw eigen testgegevens, en plan een herhaling kort na de livegang. De mogelijkheden staan op de pagina over opleiding voor Exact Online.
Livegang
Kies een overschakelmoment dat bij uw boekhoudkalender past, bijvoorbeeld na een periodeafsluiting, en vermijd drukke weken. Spreek vooraf af wanneer het oude systeem alleen nog leesbaar is. Houd een korte terugvalprocedure klaar, ook al hoopt niemand ze nodig te hebben.
Opvolging na de start
De eerste afsluitingen zijn de ware proef. Plan opvolging in: vragen van gebruikers, kleine bijsturingen, rapportering die niet meteen klopt. Daarna gaat het project over naar gewone ondersteuning, zoals beschreven bij support en onderhoud.
Wie doet wat: bedrijf en integrator
Een integrator kan een project niet in uw plaats beslissen. De verdeling in de praktijk:
| Onderwerp | Bedrijf | Integrator |
|---|---|---|
| Doelen en prioriteiten | Beslist | Adviseert |
| Processen beschrijven | Levert kennis | Structureert en toetst |
| Parametrisatie | Keurt goed | Voert uit |
| Gegevens opschonen | Voert uit | Begeleidt en laadt |
| Testen | Voert uit | Ondersteunt |
| Opleiding van collega's | Zorgt voor aanwezigheid | Geeft training |
| Btw en afsluiting | Boekhouder of accountant bevestigt | Stemt de opzet af |
Reken intern op een projectleider met echt mandaat en op sleutelgebruikers die tijd krijgen. Dat is de meest voorspellende factor voor een goede afloop. Over de samenwerking met een partner leest u meer in onze gids over het kiezen van een ERP-integrator en op de pagina over een integrator voor Exact Online.
Wat duur en budget bepaalt
Wij noemen bewust geen vaste termijn of bedrag: die zouden niet kloppen voor uw situatie. Wat de duur en de kost wel stuurt:
- het aantal modules en de mate waarin ze met elkaar verbonden zijn;
- het aantal vennootschappen en gebruikers;
- de kwaliteit en de hoeveelheid van de over te nemen gegevens;
- het aantal koppelingen met webshop, banken, transport of andere software, zie integraties;
- de mate van maatwerk;
- de beschikbaarheid van uw eigen mensen;
- de besluitvaardigheid bij wijzigingen tijdens het project.
Voor de licentiekant verwijzen wij naar de pagina over prijzen van Exact Online en naar de gids over ERP-kosten. Vraag een offerte met scherp afgebakende leveringen per fase en met een duidelijke regeling voor wijzigingen.
Valkuilen bij Exact Online
- Te veel willen in één keer. Een gefaseerde start met boekhouding en financiën, met verkoop of voorraad erna, is voor veel kmo's haalbaarder. Zie boekhouding en financiën als voorbeeld van een logische eerste module.
- De boekhouder te laat betrekken. Uw accountant bepaalt vaak mee hoe het rekeningschema, de btw-codes en de afsluitingen eruitzien. Dat achteraf rechtzetten is duur.
- Eigen werkwijze copiëren. Wie het oude pakket schermpje voor schermpje nabouwt, haalt weinig uit de cloud. Beschrijf de doelen, niet de schermen.
- Koppelingen als bijzaak. Banken, webshops en andere toepassingen bepalen of de dagelijkse flow klopt. Behandel ze als een eigen werkpakket.
- Gegevens ongezien overnemen. Opruimen vóór de overname is goedkoper dan corrigeren erna.
- Geen plan voor na de start. Zonder afspraak over opvolging blijven kleine problemen liggen tot de eerste jaarafsluiting.
Twijfelt u over een lopend project dat vastzit? Dan kan een onafhankelijke blik helpen, zoals beschreven bij audit en overname van een project.
Uw project voorbereiden
Voor het eerste gesprek met een integrator werkt u het best met een korte nota: uw bedrijfsactiviteit, aantal vennootschappen, huidige software, gewenste modules en koppelingen, en de gewenste startperiode. Een volledig programma van eisen is mooi meegenomen; onze gids over het ERP-programma van eisen helpt u op weg. Meer over de context in ons land leest u op de pagina Exact Online in België.
Wilt u een passende partner ontmoeten? Dien een aanvraag in en wij brengen u gratis in contact met een integrator die bij uw project past. Het project zelf voert die integrator uit; wij nemen er geen deel aan en zijn niet verbonden aan een softwareleverancier.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een Exact Online implementatie?
Dat hangt af van het aantal modules, het aantal gebruikers, het aantal vennootschappen en de kwaliteit van uw bestaande gegevens. Een zuivere boekhoudimplementatie is veel korter dan een project met voorraad, productie en koppelingen. Een goede integrator geeft u pas na de analyse een planning die u kunt toetsen.
Wat doet de integrator en wat doen wij zelf?
De integrator stelt de oplossing samen, parametreert, begeleidt de gegevensovername en traint uw team. U levert beslissingen, correcte gegevens en tijd van uw sleutelgebruikers. Zonder een interne projectleider met mandaat loopt elk Exact Online project vertraging op.
Kunnen we Exact Online gefaseerd invoeren?
Ja, en voor veel kmo's is dat verstandig. U start bijvoorbeeld met boekhouding en financiën en voegt daarna verkoop, voorraad of productie toe. Spreek wel vooraf af hoe de gegevens en de rollen later uitbreiden, zodat u de structuur niet opnieuw hoeft op te bouwen.
Welke gegevens moeten we vooraf opschonen?
Debiteuren, crediteuren, artikelen, grootboekschema en openstaande posten. Dubbele relaties, oude artikelen en onduidelijke btw-codes nemen anders hun fouten mee naar het nieuwe systeem. Ruim op vóór de overname, niet erna.
Hoe zorgen we dat de Belgische btw en Peppol vanaf de start kloppen?
Laat btw-codes, aangiftes en de e-facturatie via Peppol al in de analyse bespreken en test ze in de acceptatiefase met echte documenten. Betrek uw boekhouder of accountant tijdig, want die moet de opzet voor aangiftes en afsluitingen bevestigen.
Bronnen
- Exact Belgium, partners
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.