Hoe kiest u de juiste integrator voor Exact Online?

Wie een integrator Exact Online zoekt, merkt snel dat het aanbod groot is. Boekhoudkantoren, resellers, softwarehuizen en zelfstandige consultants bieden allemaal "Exact" aan, maar ze doen niet allemaal hetzelfde werk. Voor een Belgische kmo is de keuze van de partner vaak belangrijker dan de keuze van de software zelf: de configuratie, de overname van uw data en de opleiding bepalen of uw team het systeem effectief gebruikt.

Deze pagina helpt u de partnermarkt te lezen, criteria te wegen, de juiste vragen te stellen en offertes te vergelijken. Wilt u eerst het volledige beeld van het pakket? Start dan bij Exact Online en kom daarna hier terug.

Het partnernetwerk van Exact in België

Exact werkt voor België met een netwerk dat uit verschillende soorten partners bestaat. Volgens de partnerpagina van Exact gaat het om:

• boekhouders die zich kunnen aansluiten bij een eigen programma en zo "Accountancy Cloudpartner" worden;
• gecertificeerde resellers, georganiseerd per regio;
• ontwikkelaars die hun toepassingen aanbieden in de Exact Online App Store.

De pagina spreekt over 2.000 beschikbare specialisten en laat u partners kiezen op certificering en regio. Daaruit volgt een belangrijk inzicht: "partner van Exact" is een verzamelnaam. Een boekhouder die klanten in Exact Online begeleidt, een reseller die complete ERP-trajecten uitrolt en een ontwikkelaar die één koppeling levert, zijn drie verschillende profielen met verschillende sterktes.

Wij noemen hier bewust geen niveaus of drempels die we niet kunnen staven. Vraag elke kandidaat dus zelf welke status hij bij Exact heeft, sinds wanneer, en laat die status desnoods bevestigen bij de uitgever.

Welk partnerprofiel past bij uw situatie?

Heeft u enkel een eenvoudige boekhouding, dan kan uw eigen boekhouder volstaan. Zodra stock, aankopen, productie of verschillende vennootschappen meespelen, zoekt u een partner die ERP-trajecten leidt.

Criteria om een partner Exact Online te beoordelen

Referenties in uw sector

Een consultant die uw sector kent, stelt de juiste vragen vanaf de eerste vergadering. Een groothandel heeft andere behoeften dan een aannemer, een productiebedrijf of een dienstverlener. Vraag naar projecten die op het uwe lijken en naar de problemen die zich daar voordeden. Op de pagina over Exact Online in uw sector leest u welke sectoren het pakket dekt. Verwacht van de integrator dat hij de rest vertaalt naar uw dagelijkse praktijk.

Vraag ook of u met een bestaande klant mag spreken. Een partner die dat weigert, geeft u een signaal; een partner die er meerdere aanbiedt, heeft meestal weinig te verbergen.

Omvang en samenstelling van het team

Een partner met veel klanten en weinig consultants raakt snel overbelast, net wanneer uw project een piek kent. Vraag wie uw project leidt, wie de configuratie doet en wie er inspringt bij afwezigheid. Vraag ook hoe groot het team is dat zich op Exact Online richt en of het naast Exact nog andere pakketten ondersteunt. Een kleine, gespecialiseerde ploeg kan beter zijn dan een grote, versnipperde. Dat hangt af van uw project.

Methode en projectaanpak

Een volwassen integrator werkt volgens een vaste aanpak: analyse van uw processen, ontwerp, configuratie, test, overname van gegevens, opleiding en begeleiding na de start. Laat de aanpak uitleggen aan de hand van een concreet voorbeeld. Meer over wat zo'n traject inhoudt, leest u bij de implementatie van Exact Online.

Let vooral op de volgende punten:

• Wie bij u beslist over de processen, en hoe betrekt de integrator uw medewerkers?
• Hoe worden testen en acceptatie georganiseerd?
• Hoe wordt de datamigratie voorbereid en gecontroleerd?
• Wat gebeurt er als het project afwijkt van de planning?

Support en opvolging na de start

Het echte werk begint na de livegang. Vraag hoe support werkt: via welk kanaal, binnen welke uren, door wie, en met welke afspraken over reactietijden. Lees het contract: wat is inbegrepen en wat wordt apart aangerekend? Een overzicht van wat u mag verwachten staat bij support en onderhoud voor Exact Online.

Nabijheid en bereikbaarheid

Exact organiseert zijn resellers per regio, en dat heeft een reden. Voor workshops, opleidingen en dringende problemen telt het dat uw consultant de Vlaamse of Brusselse realiteit kent en snel ter plaatse kan zijn. Voor een bedrijf in Limburg of West-Vlaanderen speelt dat anders dan voor een kantoor in Brussel. Veel werk gebeurt op afstand, maar sleutelmomenten zoals de start van de analyse en de livegang winnen bij aanwezigheid.

Kennis van de Belgische context

Een integrator Exact Online voor België moet de lokale regels beheersen: btw-aangiftes en listings, het Belgische rekeningstelsel, bankformaten en de elektronische facturatie via Peppol. Vraag expliciet hoe zijn team die onderwerpen aanpakt. Onze pagina over Peppol en e-facturatie zet uw vragen op een rij. Meer over het pakket in ons land vindt u bij Exact Online in België.

Vragen die u elke kandidaat moet stellen

Neem deze lijst mee naar elk gesprek, zodat u de antwoorden naast elkaar kunt leggen.

1. Welke projecten hebt u uitgevoerd in een bedrijf zoals het onze, en mag ik een klant contacteren?
2. Welke certificering heeft uw bedrijf voor Exact Online, en welke heeft de consultant die ons project leidt?
3. Wie zit in het projectteam en blijft die persoon tot het einde aan boord?
4. Hoe pakt u de analyse aan en wat leveren wij zelf aan?
5. Hoe verloopt de overname van onze bestaande gegevens?
6. Welke koppelingen met onze webshop, bank, planningstool of andere software zijn nodig, en wie bouwt ze? Zie ook koppelingen met Exact Online.
7. Wat gebeurt er als iets buiten de standaard valt? Lost u dat op met configuratie, een app of maatwerk?
8. Hoe is de support na de livegang georganiseerd, en wat kost die?
9. Hoe gaat u om met wijzigingen in de scope tijdens het project?
10. Wat verwacht u van ons om het project te laten slagen?

Een goede partner antwoordt concreet en stelt zelf vragen terug. Wie enkel een demo toont zonder uw processen te bevragen, bereidt zich niet voor op uw project.

Signalen die om voorzichtigheid vragen

Sommige signalen komen telkens terug bij projecten die later problemen kennen:

• Een vaste prijs zonder analyse. Een prijs zonder kennis van uw processen is een gok, en u betaalt het verschil later.
• Alles is mogelijk, zonder uitzondering. Elke software heeft grenzen. Een partner die ze niet benoemt, kent ze niet of verzwijgt ze.
• Geen referenties of enkel anonieme. Als geen enkele klant wil getuigen, vraag dan waarom.
• De consultant verschilt van wie verkoopt. Vraag wie het project echt uitvoert, en ontmoet die persoon vóór de ondertekening.
• Druk om snel te tekenen. Een tijdelijke korting is geen reden om uw selectie af te ronden.
• Vage afspraken over support en eigendom van uw configuratie. U moet weten wat u krijgt en wat er gebeurt als u later van partner wijzigt.
• Geen interesse in uw boekhouder en andere betrokkenen. Een goed project houdt rekening met de mensen die dagelijks met de cijfers werken.

Offertes vergelijken zonder in de prijsval te trappen

Twee offertes met een verschillend totaal vertellen weinig. Leg ze naast elkaar met de volgende tabel.

Hou er rekening mee dat licenties en dienstverlening twee verschillende posten zijn. Voor een eerste indruk van de kosten van het pakket zelf kijkt u op de pagina over de prijzen van Exact Online. De prijs van de integrator hangt af van uw perimeter, het aantal gebruikers en de complexiteit van uw processen, en dus van wat u afspreekt.

Wees voorzichtig met een offerte die opvallend lager ligt dan de andere. Meestal is de scope smaller, zijn er veronderstellingen die niet zijn gedeeld, of komt de rekening later via meerwerk. Vraag de aanbieder om elk verschil uit te leggen.

Wat als u al een partner heeft?

Niet elke zoektocht begint bij nul. Misschien werkt u al met Exact Online en bent u ontevreden over de opvolging, of heeft de vorige consultant het bedrijf verlaten. In dat geval kan een neutrale doorlichting nuttig zijn voordat u van partner wijzigt. Lees hierover meer bij audit en projectovername. Weet ook dat een slecht draaiend systeem niet altijd aan de software ligt: vaak ontbreken afspraken over gebruik, rollen of opleiding.

Hoe wij u helpen

Onze dienst is gratis. U beschrijft uw bedrijf, uw sector, uw regio en uw verwachtingen, en wij stellen een integrator voor die bij uw situatie past. Wij zijn geen reseller van Exact en niet verbonden aan de uitgever: wij brengen u in contact, de integrator voert het project uit en bepaalt zijn eigen offerte. Hoe dat verloopt, ziet u op hoe het werkt. Wilt u ook weten hoe u in het algemeen een partner voor eender welk ERP beoordeelt, lees dan onze gids een ERP-integrator kiezen.

Een korte checklist om te onthouden

• Bepaal eerst wat u wilt oplossen: boekhouding alleen, of een volledig ERP met stock, aankoop en verkoop.
• Kies een profiel dat daarbij past, en vraag naar certificering en status bij Exact.
• Eis referenties in uw sector en spreek met minstens één klant.
• Ken het team, de methode en de organisatie van support.
• Vergelijk offertes op scope, niet op totaalprijs.
• Leg afspraken over koppelingen, opleiding en eigendom van de configuratie vast.
• Laat u begeleiden als u onzeker bent: een gratis voorstel verplicht tot niets.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.