Wie vandaag overstapt op Exact Online, komt meestal uit een van drie situaties: een Excel-administratie die uit zijn voegen groeit, een los boekhoudpakket dat geen verkoop, stock of projecten dekt, of een ouder ERP dat niemand nog durft aan te raken. Voor alle drie geldt dezelfde regel: een migratie naar Exact Online is een dataproject met een softwarecomponent, geen softwareproject met wat data erbij.
In deze gids leest u hoe u de overstap voorbereidt, welke gegevens u meeneemt, hoe u de bascule organiseert en wat u doet als het misloopt. Daarna komt de migratie tussen versies en edities van Exact Online aan bod.
Waar komt u vandaan?
De vertrekpositie bepaalt de aanpak. Het goede nieuws: in elk geval kunt u beginnen met dezelfde vraag, namelijk wat u in het nieuwe systeem echt nodig hebt.
| Vertrekpunt | Typische uitdaging | Wat meestal volstaat |
|---|---|---|
| Excel of losse bestanden | Geen vaste structuur, dubbele klanten, eigen codes | Eerst opschonen en structureren, dan importeren |
| Boekhoudpakket | Rekeningschema en openstaande posten overzetten | Saldi en openstaande posten overnemen, historiek archiveren |
| Ouder ERP | Veel maatwerk, ingewikkelde processen, weinig documentatie | Processen herontwerpen en enkel stamdata plus open orders overzetten |
| Ander ERP in de cloud | Contractuele einddatum, exportmogelijkheden | Gefaseerde overgang per module |
Twijfelt u nog of Exact Online wel de juiste bestemming is? Bekijk dan eerst de alternatieven voor Exact Online of het algemene overzicht van ERP-migratie.
Het migratieplan in grote lijnen
Een goed plan heeft een vaste volgorde. Elke stap bouwt voort op de vorige.
- Doel en afbakening. Welke processen verhuizen mee, welke blijven buiten Exact Online en welke koppelingen blijven bestaan?
- Inventaris van de data. Welke bronnen zijn er, wie beheert ze en hoe betrouwbaar zijn ze?
- Opschoning. Dubbels, inactieve relaties en achterhaalde artikelen verwijdert u vóór de overdracht, niet erna.
- Mapping. Per veld legt u vast waar het in Exact Online terechtkomt.
- Proefmigratie. Een of meer volledige oefenrondes in een testomgeving.
- Bascule. De effectieve overschakeling, op een vooraf gekozen moment.
- Nazorg. Een periode van verhoogde aandacht met snelle bijsturing.
De inrichting zelf, van configuratie tot opleiding, staat uitgewerkt in onze pagina over de implementatie van Exact Online.
Welke data neemt u mee?
De verleiding is groot om alles over te zetten "voor de zekerheid". Dat is zelden een goed idee: elk overbodig record moet gecontroleerd, gemapt en later onderhouden worden.
Stamgegevens
Dit zijn de gegevens waarop elke transactie steunt:
- het rekeningschema, aangepast aan de Belgische boekhoudregels en uw eigen rapportering;
- klanten en leveranciers, met btw-nummer, ondernemingsnummer, betalingsvoorwaarden en bankgegevens;
- artikelen, eenheden en prijslijsten, als u verkoop of stock beheert;
- analytische structuren, zoals kostenplaatsen of projecten.
Controleer btw-nummers en adressen bij de overdracht. Een fout die vandaag onopgemerkt blijft, blokkeert morgen een elektronische factuur of een btw-aangifte.
Openstaande posten en saldi
Overzetten wat nog niet afgerond is, is belangrijker dan overzetten wat voltooid is. Concreet:
- openingssaldi per rekening op de datum van de bascule;
- openstaande klantenfacturen en leveranciersfacturen, met oorspronkelijke datum en vervaldag;
- open orders, leveringen en inkooporders als u verkoop of stock mee laat verhuizen;
- vaste activa met aanschaffingswaarde en afschrijvingsplan.
Uw boekhouder moet de openingssaldi goedkeuren. Dit is geen formaliteit: het is het punt waarop de oude en de nieuwe administratie aansluiten.
Historiek: hoeveel hebt u echt nodig?
Een volledige transactiehistoriek in Exact Online is zelden nodig. Vaak volstaan saldi per periode voor vergelijkende rapporten. De detailgegevens bewaart u in een afgeschermd archief van het oude systeem of in een exportbestand, zolang uw bewaarplicht dat vraagt. Wat die plicht precies inhoudt, vindt u bij de wettelijke verplichtingen van een ERP.
Opschonen vóór u overzet
Een migratie is het goedkoopste moment om orde te scheppen. Een korte checklist:
- Voeg dubbele klanten en leveranciers samen.
- Archiveer artikelen en relaties die al lang niet meer actief zijn.
- Harmoniseer codes en benamingen, zodat zoeken en rapporteren eenvoudiger worden.
- Corrigeer onvolledige adressen, ontbrekende btw-nummers en foute betalingsvoorwaarden.
- Spreek af wie de definitieve versie van elk bestand goedkeurt.
Doe dit bij voorkeur in de bronbestanden, niet tijdens het importeren. Zo blijft de bron de waarheid en kunt u een proefmigratie herhalen zonder de opschoning opnieuw te doen.
Welke hulpmiddelen bestaan er?
Voor de effectieve overdracht bestaan er meestal importsjablonen, koppelingen en conversiescripts. Welke mogelijkheden voor uw bronsysteem en uw editie het meest geschikt zijn, hangt af van het volume en de structuur van uw gegevens. Laat dat vastleggen in de projectaanpak van uw integrator, en niet in een algemene veronderstelling. Voor gegevensuitwisseling met andere toepassingen kijkt u ook naar de integraties van Exact Online.
De bascule: hoe schakelt u over?
Er zijn drie gangbare strategieën.
| Strategie | Principe | Geschikt wanneer |
|---|---|---|
| Bascule in één keer | Op een vaste datum werkt iedereen in Exact Online | Eenvoudige administratie, weinig modules |
| Gefaseerd per module | Eerst boekhouding, later verkoop, stock of productie | Meerdere afdelingen, wisselende rijpheid |
| Parallelle werking | Tijdelijk in beide systemen boeken | Beperkt aantal gebruikers, hoge controlebehoefte |
Parallel werken klinkt veilig, maar kost veel dubbel werk en leidt snel tot verschillen. Voor de meeste Belgische kmo's is een bascule op het einde van een boekhoudperiode, of na een btw-aangifte, de beste keuze. Dan zijn de saldi vastgelegd en blijft de aangifte coherent.
Houd rekening met de kalender van uw bedrijf. Een bascule midden in een drukke verkoopperiode of vlak voor de jaarafsluiting is zelden een goed idee.
Testen: wat controleert u vóór de overschakeling?
Een proefmigratie die er goed uitziet, is niet hetzelfde als een proefmigratie die klopt. Test daarom op twee niveaus.
Cijfermatig. Vergelijk saldi per rekening, totalen van openstaande klanten- en leveranciersposten en stockwaarde. De verschillen moeten verklaard zijn, niet weggewerkt.
Operationeel. Laat echte gebruikers hun dagelijkse taken uitvoeren:
- een verkoopfactuur opmaken en verzenden, ook via Peppol als uw klanten dat vragen;
- een leveranciersfactuur boeken en betalen;
- een btw-aangifte voorbereiden, zie btw in België en uw ERP;
- een bankbestand inlezen en afpunten;
- een rapport opvragen dat uw boekhouder en bank gebruiken.
Wie met boekhouding en financiën in Exact Online werkt, voert deze controles best samen met de externe boekhouder uit.
Het terugvalplan
Elke bascule heeft een plan B nodig, ook als u het nooit gebruikt. Leg vooraf vast:
- het beslismoment: tot wanneer kunt u nog terug, en wie beslist?
- de toestand van het oude systeem: het blijft ongewijzigd en toegankelijk tot de nieuwe administratie bevestigd is;
- de behandeling van tussentijdse boekingen: wat in Exact Online is ingevoerd, wordt overgenomen of weggegooid;
- de communicatie: wie verwittigt klanten, leveranciers en bank als de datum verschuift?
Een terugvalplan is geen teken van wantrouwen, maar een verzekering. Het project wordt er rustiger door.
Veelgemaakte fouten
- Alles meenemen. Historiek die niemand raadpleegt, vertraagt het project en vervuilt het nieuwe systeem.
- Geen eigenaar voor de data. Als niemand verantwoordelijk is voor de klantenlijst, blijft ze onzuiver.
- Te laat testen. Eén proefronde vlak voor de bascule laat geen ruimte om fouten te herstellen.
- De boekhouder te laat betrekken. Openingssaldi en rekeningschema zijn zijn terrein; laat hem of haar van bij de start meekijken.
- Opleiding vergeten. Gebruikers die de nieuwe schermen voor het eerst op de basculedag zien, maken fouten. Plan training ruim vooraf.
- Een oud proces een-op-een kopiëren. Wat in Excel nodig was, is in Exact Online soms overbodig. Gebruik de migratie om te vereenvoudigen.
Meer over typische valkuilen vindt u in onze gids over fouten in een ERP-project.
Migratie binnen Exact Online: versies en edities
Soms gaat de migratie niet van een ander systeem naar Exact Online, maar binnen Exact Online zelf: een hogere editie, extra modules of een bijkomende administratie. Dan blijft uw bestaande data meestal gewoon staan. Wat verandert, is de configuratie.
Exact heeft in zijn openbare vooruitblik nieuwe Premium Plus-edities aangekondigd, met multi-legislatie, workflowautomatisering en Master Data Management, onder voorbehoud van planningswijzigingen. Wie overweegt over te stappen naar zo'n editie, bekijkt vooraf:
- welke rechten en rollen opnieuw moeten worden ingesteld;
- welke bestaande workflows, koppelingen en rapporten door de wijziging worden geraakt;
- of nieuwe functies, zoals een gedeeld stamgegevensbeheer, een andere organisatie van de data vragen;
- hoe u de wijziging eerst test voordat ze in productie gaat.
De roadmap van Exact vermeldt bovendien Central Payments, met ongeveer 85 % minder handmatige acties, en een btw-aangifte voor een eenheid. Voor Belgische groepen met meerdere vennootschappen is dat laatste het opvolgen waard, al hangt het gebruik af van hoe de btw-eenheid bij u is opgezet. Een overzicht van de beschikbare uitvoeringen vindt u bij versies en edities van Exact Online.
Tot slot meldt Exact AI-agenten voor onder meer salaris, financiën, CRM en Excel, en een geplande MCP-server om AI-toepassingen onder centraal beheer met Exact Online-gegevens te verbinden. Dat zijn aankondigingen. Plan er niet op, maar houd uw datakwaliteit op orde: wie zijn stamdata nu schoonmaakt, is ook later beter voorbereid.
Wie begeleidt de migratie?
De inhoudelijke beslissingen horen bij u en uw boekhouder. De technische kant, van mapping tot proefmigraties en bascule, is werk voor een ervaren integrator. Heeft u al een Exact Online-omgeving die overgenomen of herbekeken moet worden, dan helpt een audit van uw Exact Online-omgeving. De Belgische context, van de Peppol-verplichtingen tot de samenwerking met uw boekhouder, vindt u op de pagina Exact Online in België.
Wij zijn niet verbonden aan Exact of aan een integrator. Via de werking van ons platform vraagt u gratis een gesprek aan met een integrator die past bij uw sector, uw omvang en uw bronsysteem; het project zelf voert die integrator uit.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens neemt u mee bij een migratie naar Exact Online?
Neem de stamgegevens mee die u dagelijks gebruikt: rekeningschema, klanten, leveranciers, artikelen en openstaande posten. Historiek neemt u enkel mee als u ze echt nodig hebt, bijvoorbeeld als saldi per rekening en openstaande facturen. De rest blijft raadpleegbaar in een archief van het oude systeem.
Kunnen we van Excel of een boekhoudpakket naar Exact Online overstappen zonder stilstand?
Ja, als u de bascule plant op een natuurlijk breekpunt, zoals het einde van een boekhoudperiode of een btw-periode. Tot de overschakeling blijft het oude systeem de referentie. Na de controle van de openingssaldi werkt u enkel nog in Exact Online.
Hoe gaat een migratie tussen versies of edities van Exact Online?
Een wissel van editie of een uitbreiding met modules is meestal een kwestie van configuratie en herinrichting, geen herstart van de administratie. Toch moet u de impact op rechten, workflows, koppelingen en rapporten nagaan. Laat de wijziging eerst testen in een afgeschermde omgeving.
Wat als de bascule naar Exact Online misloopt?
Daarom stelt u vooraf een terugvalplan op met een duidelijk beslismoment. Het oude systeem blijft ongewijzigd beschikbaar, zodat u er terug in kunt boeken. Wat in de tussentijd in Exact Online is ingevoerd, wordt dan bewust overgenomen of bewust geschrapt.
Wie leidt de migratie naar Exact Online: wij, onze boekhouder of een integrator?
De inhoudelijke keuzes zijn van u en uw boekhouder: wat moet mee, welke saldi zijn juist. De technische inrichting, de dataconversie en de testen worden meestal door een integrator begeleid. Via ons platform vraagt u kosteloos een gesprek aan met een integrator die bij uw project past.
Bronnen
- Exact – Vooruitblik
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.