Exact Online aanpassen: van configuratie tot eigen ontwikkeling

Wie op zoek is naar Exact Online development in België, heeft meestal een concreet probleem: een proces van het bedrijf past niet volledig in het standaardpakket. Dat kan een specifieke offerteopbouw zijn, een koppeling met een eigen webshop of een rapport dat uw boekhouder en uw verkoopteam allebei nodig hebben. Voor die vraag bestaan meerdere antwoorden, en niet elk antwoord vraagt programmeerwerk.

Deze pagina zet de opties op een rij, van de goedkoopste en veiligste tot de zwaarste. Zo kiest u de aanpassing die bij uw bedrijf past en vermijdt u dat een eenvoudige wens een duur maatwerktraject wordt.

Personalisatie van Exact Online: de vier niveaus

Een nuttige vuistregel: ga steeds één trap hoger pas wanneer de vorige echt niet volstaat. Elke trap brengt meer vrijheid, maar ook meer onderhoud.

Niveau 1: eerst alles uit de instellingen halen

Veel wensen die als "maatwerk" worden aangevraagd, zijn in werkelijkheid een kwestie van instellen. Denk aan een extra goedkeuringsstap, andere prijslijsten per klantgroep, een aangepaste indeling van uw documenten of rechten per functie. Dat gebeurt tijdens de implementatie van Exact Online en blijft nadien aanpasbaar zonder code.

Een goede intégrateur begint daarom met een werkessessie rond uw processen en toont wat het standaardpakket al dekt. De modules van Exact Online zijn breder dan vaak gedacht, van boekhouding en financiën tot voorraad en inkoop.

Niveau 2: een bestaande app uit de App Store

De App Store van Exact Online telt 591 apps, ingedeeld in categorieën zoals Boekhouden, Magazijnbeheer, Productie, Project management, Inkoop, Verkoop, HRM en Rapportage. Daarnaast zijn er 8 sectorfilters, onder meer Bouw, Retail, Hospitality, Onderwijs, Vastgoed en Zorg & welzijn. Voor een bouwbedrijf, een winkelketen of een zorginstelling bestaat er dus vaak al een oplossing die het gat dicht.

Een bestaande app heeft drie voordelen tegenover eigen development:

• de uitgever onderhoudt de app en past ze aan wanneer Exact de API wijzigt;
• u deelt de ontwikkelkost met andere klanten;
• u kunt de app vooraf uitproberen en vergelijken met alternatieven.

Het nadeel: u past uw proces een beetje aan de app aan, en niet omgekeerd. Voor veel kmo's is dat net de gezonde keuze. Meer over koppelingen vindt u op de pagina over integraties met Exact Online.

Niveau 3 en 4: eigen koppeling of module

Is er geen app die uw behoefte afdekt, dan komt eigen development in beeld. Exact Online heeft een REST API met uitgebreide documentatie, en het Support Portal van Exact beantwoordt vragen van ontwikkelaars via de API-ploeg. Die API is de poort waarlangs elke aanpassing loopt: uw maatwerk wijzigt de kern van Exact Online niet, het praat ermee.

Typische voorbeelden in een Vlaams bedrijf:

• een koppeling met de eigen webshop of het kassasysteem van een winkelketen;
• een planningsmodule voor een technische dienst, die werkbonnen in Exact Online boekt;
• een tool die aanbiedingen of contracten in een vast sjabloon opstelt en de gegevens terugschrijft;
• een rapportage die gegevens uit Exact Online combineert met data uit een productiemachine of een transportsysteem.

Hoe ziet het technische kader eruit?

De technische vrijheid is groot, maar de spelregels zijn duidelijk. Het parcours voor een ontwikkelaar telt zes stappen: een abonnement nemen, de app registreren (met een unieke API-sleutel), ontwikkelen en testen, de reikwijdte bepalen, OAuth implementeren en eventueel de app aanbieden in de App Store.

Het Developer-abonnement

Het abonnement Exact Online Developer kost 15 € per maand en omvat 2 gebruikers, volledige testomgevingen, het registreren van apps en tot 100 gekoppelde administraties. Er zijn geen aparte programmeertools van Exact verplicht: omdat het om een REST API gaat, kan een ontwikkelaar de taal en de tools kiezen die hij of zij beheerst. Dat maakt het voor u ook makkelijker om later een andere partij het onderhoud te laten overnemen.

Eén klant of meerdere klanten

Exact meldt dat meer dan 8 000 ontwikkelaars de API al hebben gebruikt. Wie een integratie bouwt voor één enkele klant, heeft het Developer-abonnement niet nodig: de klant registreert dan zelf een app in zijn eigen omgeving. Voor wie een app voor meerdere klanten wil ontwikkelen of via de App Store wil verspreiden, is het abonnement wel de logische route.

Voor u als bedrijf is dit een nuttig gegeven bij de offerte. Als uw partij het Developer-abonnement aanrekent voor een koppeling die alleen u gebruikt, mag u vragen waarom. En als hij een app bouwt die hij later aan andere klanten wil doorverkopen, is het zaak om vooraf af te spreken wie de rechten op de code heeft.

Wat betekent maatwerk voor uw updates?

Exact Online is een cloudoplossing: nieuwe functies komen in de loop van het jaar bij alle klanten tegelijk. Daar zit de belangrijkste les voor elk maatwerk. Hoe dichter uw aanpassing bij de kern zit, hoe groter de kans dat een update ze raakt. Een extensie die via de API naast Exact Online werkt, is daarom veiliger dan een oplossing die vooral op een bepaalde schermindeling steunt.

Concreet voor uw project:

1. Vraag welke API-functies de ontwikkelaar gebruikt. Hoe standaarder, hoe stabieler.
2. Spreek een testmoment af bij elke grote update. De testomgeving uit het Developer-abonnement dient precies daarvoor.
3. Leg vast wie reageert wanneer iets breekt. Dat is een contractpunt van support en onderhoud, geen verrassing achteraf.
4. Gebruik versiebeheer en een change log. Elke wijziging heeft een datum, een reden en een verantwoordelijke.

Ook uw licentieformule speelt mee: wat u mag aanpassen en welke functies beschikbaar zijn, hangt af van uw pakket. Bekijk daarvoor de pagina over versies en edities en over de prijzen van Exact Online.

Bewezen werkwijze: rond maatwerk in vijf stappen

Een maatwerkproject loopt zelden fout door de code zelf. Het loopt fout door een onduidelijke vraag, een ontbrekende test of een medewerker die de uitbreiding niet kent. Een beproefde aanpak ziet er zo uit:

1. De behoefte beschrijven in bedrijfstaal. Wie doet wat, wanneer en met welk resultaat? Zonder dit document geen offerte.
2. De standaardmogelijkheden nagaan. Instelling, bestaande app, andere werkwijze.
3. Een afgebakende scope kiezen. Eén proces, één koppeling, één rapport. Uitbreiden kan later.
4. Testen op echte gegevens. Een proef in de testomgeving, met uw boekhouder en een medewerker van het magazijn of de verkoop erbij.
5. Opleiden en documenteren. Een korte handleiding en een opleiding voor de gebruikers, een technische beschrijving voor de beheerder.

Rond de documentatie: niet onderhandelbaar

Documentatie is de verzekering van uw investering. Eis minstens: een functionele beschrijving, een overzicht van de gebruikte API-aanroepen, de plaats waar de code staat en wie ze beheert, en de manier waarop de gegevens van het maatwerk worden hersteld na een fout. Zonder dat dossier hangt uw bedrijf af van één persoon.

Aandachtspunten voor Vlaamse en Belgische bedrijven

De Belgische context kleurt veel maatwerkvragen. Een paar voorbeelden die vaak opduiken:

• Elektronische facturatie. Veel bedrijven vragen een aanpassing om facturen via het Peppol-netwerk te versturen. Lees eerst de gids over e-facturatie en Peppol en nagaan of een instelling of bestaande app volstaat voordat u iets laat bouwen.
• BTW-aangifte. Bijzondere btw-regimes, intracommunautaire leveringen of een afwijkende rapportage vragen soms een bijkomend rapport. Zie de gids over btw in België en ERP.
• Meertaligheid. Een Vlaams bedrijf met klanten in Wallonië of Brussel wil documenten in het Nederlands en het Frans. Dat is meestal een kwestie van sjablonen, geen development.
• Sectorspecifieke eisen. Bouw, horeca, zorg of vastgoed: kijk eerst naar de sectorfilters in de App Store en naar onze pagina over Exact Online per sector.

Meer over de Belgische kant van het pakket vindt u op Exact Online in België.

Hoe beoordeelt u een Exact Online-ontwikkelaar of intégrateur?

De markt kent grote partijen, kleine gespecialiseerde studio's en zelfstandige ontwikkelaars. Het gaat niet om de grootte, maar om de werkwijze. Stel deze vragen vóór u tekent:

Let op signalen die minder goed klinken: een partij die alles "snel even" kan bouwen, geen documentatie levert of de code niet wil overdragen. Meer criteria voor de selectie vindt u op de pagina over het kiezen van een intégrateur voor Exact Online en in de algemene gids over een ERP-intégrateur kiezen.

Wat u zelf voorbereidt

Hoe beter u de vraag stelt, hoe scherper de offerte. Bereid voor: een lijst van de processen die niet passen, een voorbeeld van een document of rapport dat u wilt, en de naam van de interne eigenaar van het project. Een duidelijk programma van eisen maakt offertes onderling vergelijkbaar.

Wanneer is maatwerk niet de juiste weg?

Soms is de eerlijkste conclusie dat Exact Online niet bij uw proces past. Als bijna elk onderdeel van uw activiteit maatwerk vraagt, bouwt u in feite een eigen pakket bovenop een standaardpakket. Dan loont het om te bekijken of een ander systeem beter past, bijvoorbeeld voor complexe productie. Een overzicht vindt u bij de alternatieven voor Exact Online en in de vergelijking van het beste ERP voor kmo's.

Hulp bij uw aanvraag

ERP Integrator is een gratis dienst die u in contact brengt met een gespecialiseerde intégrateur. Wij ontwikkelen zelf niets en zijn niet verbonden aan Exact: u beschrijft uw wens, wij zoeken een partij die bij uw project past, en die partij voert het werk uit. Hoe dat verloopt, leest u op de pagina hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.