Een ERP-pakket is pas zo goed als de mensen die het dagelijks gebruiken. Wie kiest voor een Exact Online opleiding die past bij zijn organisatie, merkt het snel: minder fouten bij het boeken, minder vragen aan de boekhouder en een systeem dat niet naast Excel blijft draaien. In deze pagina leest u hoe u het aanpakt, van de opleidingsbronnen van de uitgever tot een opleidingsplan per projectfase.
Welke opleidingsroutes zijn er voor Exact Online?
Er bestaat niet één loket voor alle opleidingen. In de praktijk komen uw medewerkers via vier wegen bij kennis terecht.
- Het partnernetwerk van Exact. Voor België beschrijft Exact een netwerk van boekhouders, gecertificeerde resellers per regio en ontwikkelaars die in de Exact Online App Store publiceren. Daarnaast zijn er onderwijsinstellingen. Exact meldt dat er 2 000 specialisten beschikbaar zijn; u kiest een partner op basis van certificering en regio.
- Uw integrator. Hij kent uw inrichting en kan opleidingen op uw eigen gegevens geven. Zie ook onze pagina over een integrator voor Exact Online kiezen.
- Uw boekhoudkantoor. Boekhouders kunnen een eigen programma volgen om « Accountancy Cloudpartner » te worden. Als uw kantoor die status heeft, kent het de boekhoudkant van Exact Online goed en kan het uw team daarin begeleiden.
- Zelfstudie en intern bijhouden. Een sleutelgebruiker die de nieuwe functies volgt en documenteert, is op termijn goedkoper dan elke wijziging extern te laten uitleggen.
Het Exact Learning Center
Het Exact Learning Center is het opleidingsplatform dat Exact voor zijn partners voorziet. De certificeringsparcours bestaan uit drie niveaus: Level 1 Insight, Level 2 Essentials en Level 3 Advanced. De toegang verloopt via een jaarabonnement per medewerker van de partner, dat elk jaar in januari wordt verlengd. De pagina die we daarover raadpleegden, behandelt Exact Globe en Synergy; ze zegt dus niet automatisch iets over Exact Online zelf.
Wat betekent dit voor u als gebruiker? Het platform richt zich op de partner, niet op uw eindgebruiker. Het is vooral een criterium: vraag aan uw integrator welke van zijn consultants welk niveau hebben behaald en voor welk product.
Exact Online certificering: wat zegt ze en wat niet?
Het woord « certificering » wordt in verkoopgesprekken snel gebruikt. Wees nauwkeurig:
| Vraag | Wat u moet weten |
|---|---|
| Wie wordt gecertificeerd? | In de beschikbare informatie vooral de medewerkers van partners via het Exact Learning Center. |
| Wat bewijst het? | Dat een consultant een leerparcours heeft doorlopen, niet dat hij uw sector of uw processen kent. |
| Wat moet u zelf vragen? | Welk niveau, voor welk product, en welke referenties in uw sector. |
| Is een certificering voor uw eigen team nodig? | Meestal niet. Een intern bewijs van bekwaamheid, zoals een getoetste handleiding of een testscenario, volstaat voor de meeste kmo’s. |
Wie zelf een certificering wil nastreven, bijvoorbeeld een boekhouder of een interne ERP-verantwoordelijke, vraagt best aan een partner welke route in zijn geval open staat. Het volgen van het volledige parcours is geen vereiste om met het pakket te werken.
Sleutelgebruikers en eindgebruikers: twee verschillende opleidingen
De sleutelgebruiker
De sleutelgebruiker is uw interne expert per domein. Hij of zij werkt tijdens het project mee aan de inrichting, test de processen en kent nadien de achtergrond van elke keuze. Typische profielen zijn de boekhouder voor de financiële module, de aankoper voor voorraad en aankoop en de commercieel verantwoordelijke voor verkoop en CRM.
Een goede sleutelgebruiker:
- begrijpt het proces vóór hij het scherm leert kennen;
- kan uitleggen waarom iets zo is ingericht;
- heeft tijd gekregen in zijn agenda, niet enkel goede wil;
- fungeert als eerste aanspreekpunt voor collega’s.
De eindgebruiker
De eindgebruiker heeft geen behoefte aan alle mogelijkheden van het pakket, maar aan zijn eigen taken: een factuur boeken, een bestelling opvolgen, een offerte maken. Een opleiding per rol werkt beter dan een algemene opleiding voor iedereen. Gebruik daarbij uw eigen artikelen, klanten en rekeningstelsel, niet een abstract voorbeeld.
De beheerder
Vergeet de beheerder niet: wie rechten toekent, gebruikers aanmaakt en wijzigingen doorvoert. Dat is vaak dezelfde persoon als de sleutelgebruiker in financiën. Zorg dat hij weet wanneer hij een vraag zelf kan oplossen en wanneer hij naar support en onderhoud moet doorverwijzen.
Een opleidingsplan per projectfase
Een opleiding op het laatste moment, op een tijdelijke omgeving, geeft zelden een goed resultaat. Koppel de opleiding daarom aan de fasen van het project. Het algemene verloop van zo’n project vindt u in onze gids over de implementatie van een ERP en meer specifiek in de implementatie van Exact Online.
| Fase | Wie | Inhoud | Vorm |
|---|---|---|---|
| Voorbereiding | Directie, sleutelgebruikers | Doel van het project, rolverdeling, kennismaking met de modules die u gebruikt | Korte workshop |
| Inrichting | Sleutelgebruikers | Werking van het pakket per domein, keuzes bij de opzet, rekeningstelsel en btw-codes | Werksessies met de consultant |
| Test | Sleutelgebruikers en een paar eindgebruikers | Doorlopen van echte scenario’s: aankoopfactuur, verkoopfactuur, afsluiting | Testscenario’s op uw gegevens |
| Opleiding eindgebruikers | Alle gebruikers | Dagelijkse taken per rol | Groepssessie of één-op-één, kort voor de start |
| Ingebruikname | Alle gebruikers | Vragen beantwoorden, fouten rechtzetten | Aanwezigheid van de consultant of een telefonische lijn |
| Nazorg | Alle gebruikers | Weinig gebruikte functies, nieuwe collega’s, wijzigingen in het pakket | Korte opfrissessies, handleiding bijwerken |
Drie vuistregels maken het verschil:
- Plan de opleiding van de eindgebruikers kort voor de start, niet maanden vooraf. Wat men niet meteen toepast, vergeet men.
- Oefen op echte gegevens. Een pakket leert men met zijn eigen klanten en leveranciers.
- Laat de sleutelgebruikers meehelpen bij de uitleg. Collega’s vertrouwen op iemand die hun werk kent.
Opleiding per domein
Elk domein heeft zijn eigen aandachtspunten.
Boekhouding en financiën
Hier zit meestal de grootste kennisoverdracht. Leer uw team de dagelijkse boekingen, het opvolgen van openstaande posten, de bankkoppeling en de afsluiting. In België komt daar de btw-aangifte bij. Lees meer in onze pagina over boekhouding en financiën in Exact Online en in de gids over btw en ERP in België. Als uw boekhouder meewerkt in dezelfde omgeving, spreek dan af wie welke boekingen doet en wie controleert.
Elektronische facturatie
Elektronische facturen via Peppol veranderen de manier waarop facturen binnenkomen en vertrekken. Dat vraagt een korte, gerichte opleiding voor wie de verkoop- en aankoopfacturen verwerkt. De achtergrond leest u in onze gids over e-facturatie en Peppol.
Aankoop, verkoop en voorraad
Hier leren gebruikers vooral een volgorde: offerte, bestelling, levering, factuur. Laat hen een volledige keten doorlopen in plaats van losse schermen. Een magazijnier heeft andere vragen dan een verkoopbinnendienst; geef hen dus elk hun eigen sessie.
Verandering begeleiden, niet enkel opleiden
Opleiding is slechts een deel van de verandering. Wie van Excel of van een ouder pakket overstapt, verliest vertrouwde gewoonten. Een paar maatregelen helpen:
- Leg uit waarom. Gebruikers aanvaarden een nieuw systeem sneller als ze weten welk probleem het oplost, zoals dubbele invoer of laat beschikbare cijfers.
- Wijs een aanspreekpunt aan. Eén persoon in het team, bij voorkeur de sleutelgebruiker, beantwoordt de eerste vragen.
- Schrijf korte werkinstructies. Een pagina per taak, met schermafbeeldingen uit uw eigen omgeving, bespaart veel vragen.
- Plan na de start een evaluatiemoment. Wat loopt nog fout? Welke functie gebruikt niemand? Een gerichte bijsessie lost dat vaak snel op.
- Betrek de directie zichtbaar. Als de zaakvoerder zelf met het nieuwe systeem werkt, volgt het team.
Bij een overstap van een ander pakket hoort ook gegevensmigratie; de gevolgen voor uw team behandelen we in migratie naar Exact Online.
Wat vragen aan de integrator over opleiding?
Neem het opleidingsdeel op in uw offerte en bespreek het concreet:
- Welke sessies zijn voorzien, voor welke rollen en op welke locatie?
- Gebeurt de opleiding op uw eigen gegevens of op een voorbeeldomgeving?
- In welke taal wordt ze gegeven? In Vlaanderen is Nederlands de norm, in Wallonië en Brussel kan Frans nodig zijn.
- Krijgt u een handleiding, opnames of enkel een mondelinge uitleg?
- Wie leidt nieuwe medewerkers op na de start?
- Welke ondersteuning is er in de eerste weken na de ingebruikname?
Over de eventuele financiering van opleidingen kunnen wij u hier geen betrouwbare gegevens geven, want we hebben daarover geen bevestigde bron. Vraag uw sociaal secretariaat of sectorfonds wat in uw situatie mogelijk is, vóór u het budget vastlegt.
Zo helpen wij u verder
Wij zijn geen opleidingsverstrekker en niet verbonden aan Exact. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past, en die ook uw opleidingsplan meeneemt. Hoe dat werkt, leest u bij onze werkwijze. Meer over de Belgische context vindt u op de pagina Exact Online in België.
Veelgestelde vragen
Waar kan ik Exact Online leren?
De meest directe weg loopt via uw integrator of boekhoudkantoor, want die kennen uw inrichting. Het partnernetwerk van Exact bestaat uit boekhouders, resellers, ontwikkelaars en onderwijsinstellingen, dus ook scholen bieden trajecten aan. Vraag bij elke aanbieder welk deel op uw eigen administratie gebeurt, niet enkel op een demo-omgeving.
Bestaat er een Exact Online certificering voor gebruikers?
Exact organiseert certificeringsparcours voor zijn partners via het Exact Learning Center, in drie niveaus: Level 1 Insight, Level 2 Essentials en Level 3 Advanced. De beschikbare informatie over dat platform heeft betrekking op Exact Globe en Synergy. Voor uw eigen medewerkers telt vooral het bewijs dat ze uw processen beheersen; de certificering van de integrator is een kwaliteitsindicator bij de keuze van uw partner.
Wie moet er als eerste worden opgeleid?
Begin met de sleutelgebruikers: de mensen die per domein, zoals boekhouding, aankoop of verkoop, het systeem tijdens het project mee inrichten en testen. Zij kennen daarna uw processen het best en kunnen collega’s opvangen. De eindgebruikers volgen kort voor de ingebruikname, op basis van de definitieve inrichting.
Hoe organiseer ik een opleiding als mijn team klein is?
In een kleine kmo vallen sleutelgebruiker en eindgebruiker vaak samen in dezelfde persoon. Kies dan korte sessies op uw eigen gegevens, met een geschreven handleiding in uw eigen woorden. Plan de opleiding buiten de drukste momenten, zoals de btw-aangifte of de jaarafsluiting.
Hoort opleiding bij de implementatie of komt ze er bovenop?
Dat hangt af van het contract. Vraag uitdrukkelijk wat inbegrepen is: aantal sessies, plaats, taal, ondersteuning na de start en de opvolging van nieuwe medewerkers. Een offerte zonder helder opleidingsdeel is een signaal om na te vragen vóór u tekent.
Bronnen
- Exact Belgium – partnernetwerk
- Exact Learning Center – opleidingsplatform voor partners
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.