Financiën en boekhouding in Exact Online: wat u in België mag verwachten

Wie in België een boekhoudpakket zoekt voor een kmo, komt vroeg of laat uit bij Exact Online. De financiële kant is er het sterkste bekend: het pakket is uit de boekhouding gegroeid en pas daarna uitgebreid met verkoop, voorraad en andere modules. Deze pagina behandelt de boekhouding in Exact Online vanuit de Belgische praktijk: BTW, bankverwerking, vaste activa, afsluiting, rapportering en de verplichte e-facturatie. We vertellen ook waar de grenzen liggen, zodat u uw eisen kunt toetsen voordat u een intégrateur aanspreekt.

Wat omvat Exact Online Boekhouden?

Volgens de Belgische productpagina van Exact dekt Boekhouden de facturatie, de bankkoppelingen, de BTW- en ICP-aangiftes, Intrastat, OSS-aangiftes en de vaste activa met automatische afschrijving. Daarnaast presenteert Exact AI-agenten voor aankopen, bank, ondersteuning en debiteuren, en vermeldt het een nauwkeurigheid van 98 % bij de automatische verwerking van aankoopfacturen. Behandel dat cijfer als een claim van de leverancier: de werkelijke score hangt af van de kwaliteit en de variatie van uw eigen facturen.

In de praktijk bestaat de financiële functie uit enkele blokken:

• Algemene boekhouding: dagboeken, rekeningschema, boekingen, saldo- en resultatenrekening.
• Verkoop- en aankoopadministratie: facturen, kredietnota's, openstaande posten en betalingsopvolging.
• Bank: inlezen van afschriften, voorstellen voor afpunting en betalingsbestanden.
• BTW en rapportering: aangiftes, opgaven en controles.
• Vaste activa: investeringen, afschrijvingen en uitboekingen.

Welke van deze blokken u gebruikt, hangt van de editie af. Het onderscheid tussen die edities bespreken we verderop.

Algemene en analytische boekhouding in een Belgisch kader

Een Belgische onderneming werkt met het Minimum Algemeen Rekeningstelsel, kortweg MAR. Een rekeningschema dat daarop aansluit, is geen detail: het bepaalt hoe uw boekhouder de jaarrekening opstelt en hoe u cijfers vergelijkt met vorige boekjaren. Exact kondigde in zijn vooruitblik een multi-wetgevingsfunctie aan, waarbij een volledige Belgische administratie volgens Belgische wetgeving zou kunnen worden gevoerd vanuit een Nederlandse omgeving, met het MAR-rekeningschema en Peppol. Die functie stond open voor Early Adopters vanaf april. Wie vandaag start, vraagt dus best expliciet na hoe de Belgische omgeving bij uw abonnement is ingericht.

Voor de analytische boekhouding is het belangrijk dat u vooraf bepaalt wat u wilt opvolgen: kostenplaatsen, projecten, afdelingen of een combinatie. Een goede opzet houdt het aantal dimensies klein en leesbaar. Te veel analytische codes leiden tot boekingen die niemand nog correct invult. Een integrator helpt hier met een inrichting die de dagelijkse boeker niet overbelast, in overleg met uw boekhouder. Meer over de aanpak van zo'n traject leest u in de implementatie van Exact Online.

BTW: aangifte, intracommunautair en OSS

De Belgische BTW is voor veel bedrijven het dagelijkse werk van de boekhouding. Exact noemt de voorbereiding van de BTW-aangifte en van de intracommunautaire opgave, een automatische BTW-controle, OSS-rapportering en de Intrastat-aangifte. Dat zijn precies de onderdelen waar kmo's met handel binnen de Europese Unie of met verkoop aan consumenten in andere lidstaten mee te maken krijgen.

Let op het verschil tussen voorbereiden en indienen. De software verzamelt en controleert de gegevens, maar uw boekhouder of u zelf blijft verantwoordelijk voor de juistheid van wat er wordt ingediend. Een nuttige werkwijze is dat de boekhouder bij de inrichting de BTW-codes valideert, ze toewijst aan de juiste rubrieken en bij elke aangifteperiode een steekproef uitvoert op de uitzonderingen. Een volledige uitleg van de Belgische regels vindt u in onze gids over BTW in België en ERP.

Bankverwerking: CODA, SEPA en afpunting

Elke Belgische boekhouder kent CODA. De import van CODA-bestanden en de SEPA-domiciliëring zijn volgens Exact inbegrepen in de edities van Boekhouden die in België worden aangeboden. De productpagina vermeldt bovendien de automatische import van CODA-bestanden en de automatische verwerking van transacties voor vijf banken, met SEPA en domiciliëring.

De editie Accountancy Plus, bedoeld voor boekhoudkantoren, voegt daaraan bankinformatie in real time met afpunting toe en online samenwerking met de klant. Dat is vooral interessant als uw boekhoudkantoor dagelijks met uw administratie werkt.

Praktische aandachtspunten bij de bankinrichting:

1. Controleer per rekening of u CODA-bestanden of een rechtstreekse koppeling gebruikt.
2. Leg vast wie wekelijks de afpunting doet en wie uitzonderingen oplost.
3. Spreek af hoe u omgaat met bankkosten en met betalingen waarvoor geen factuur te vinden is.
4. Test de koppeling met een volledige maand aan echte gegevens voor u live gaat.

Vaste activa en afschrijvingen

De module voor vaste activa met automatische afschrijving hoort bij de functionaliteit die Exact in Boekhouden noemt. Volgens de beschrijving van de edities zit de boekhouding van vaste activa in de editie Plus en niet in Essentials. Voor een bedrijf met machines, voertuigen of een groot wagenpark telt dat in de keuze. Een kleine dienstverlener die nauwelijks investeert, kan zonder deze functie in veel gevallen toe.

Vraag uw boekhouder vooraf welke afschrijvingsmethodes u gebruikt en of er een verschil bestaat tussen de boekhoudkundige en de fiscale afschrijving. Zo vermijdt u dat de module achteraf moet worden herbouwd.

Wat verschilt per editie?

De edities verschillen in de functies die u dagelijks gebruikt. Op basis van de gegevens van Exact krijgt u dit overzicht:

Een tabel van de aangeboden functies vervangt geen analyse van uw processen. Een bedrijf dat zijn debiteuren centraal opvolgt, heeft baat bij het automatisch debiteurenbeheer. Een bedrijf met strenge interne controle heeft misschien goedkeuringscircuits nodig. Meer over de modules en hun samenhang vindt u op onze pagina over de modules van Exact Online.

E-facturatie via Peppol: de Belgische verplichting

In België is e-facturatie sinds 1 januari 2026 verplicht voor alle BTW-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties. Facturen aan consumenten vallen er niet onder. Peppol is het netwerk waarmee die verplichting wordt toegepast. Volgens Exact gebeurt de registratie op dat netwerk via het softwareplatform dat u gebruikt, in dit geval Exact.

Exact heeft het verzenden en ontvangen van elektronische facturen via Peppol vanaf 1 januari 2025 standaard in alle versies van Exact Online opgenomen. Het werd op 17 april 2025 aangekondigd als reactie op de wettelijke plicht voor betalingen tussen bedrijven. Bij Boekhouden gaat het om verzenden, ontvangen en automatische terugmelding van de status van facturen. De digitale factuur komt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van de ontvanger terecht en er bestaat een leesbare variant met een ingebouwde PSD2-betaallink naar de bank.

Voor u betekent dit concreet:

• Uw klantenbestand moet de gegevens bevatten die nodig zijn om een klant op het netwerk te vinden.
• Uw leveranciers sturen u voortaan facturen via hetzelfde kanaal; het boekingsproces moet daarop zijn ingericht.
• Uw boekhouder moet weten hoe een factuur eruitziet die rechtstreeks in de administratie arriveert.

Een uitgebreide uitleg vindt u in onze gids over Peppol en e-facturatie. Over de bredere verplichtingen van een boekhoudsysteem in België leest u meer in de gids over wettelijke verplichtingen van een ERP.

Afsluiten, rapportering en controle

De periodieke afsluiting is het moment waarop een pakket zijn waarde bewijst. Bij de kantooredities noemt Exact een slimme afsluiting van periode en jaar en een efficiëntiemonitor met KPI's. Voor een kmo zonder boekhoudkantoor ligt het accent elders: bankafpunting die bijblijft, openstaande posten die kloppen en een BTW-aangifte die zonder verrassingen sluit.

Een bruikbare afsluitroutine bestaat uit vaste stappen:

• Alle banken zijn afgepunt tot het einde van de periode.
• Verkoop- en aankoopfacturen zijn volledig geboekt, ook de Peppol-facturen.
• Afschrijvingen en overlopende rekeningen zijn geboekt.
• De BTW-rapportering is gecontroleerd tegen de grootboekrekeningen.
• Uw boekhouder keurt de cijfers goed voordat de periode wordt vergrendeld.

Voor rapportering vraagt u bij het begin welke overzichten u echt gebruikt: kasoverzicht, resultaat per afdeling, openstaande debiteuren, vervaldata van leveranciers. Wat daar niet in standaardrapporten staat, kan een integrator bouwen of koppelen. Denk aan koppelingen met andere toepassingen zoals bi-tools of uw webshop.

Meerdere vennootschappen en vreemde munten

Veel Belgische groepen bestaan uit meerdere vennootschappen: een operationele bv, een patrimoniumvennootschap, een buitenlandse dochter. Of Exact Online Boekhouden de consolidatie en de boekhouding in vreemde munten dekt zoals u dat nodig heeft, kunt u niet afleiden uit een productpagina. Het hangt af van uw editie, uw structuur en de vraag of de dochters in dezelfde omgeving werken. Vraag bij elke offerte schriftelijk wat bij uw situatie is inbegrepen, en laat uw boekhouder de consolidatieregels beschrijven voor u iets beslist.

Voor groepen met complexere eisen is een vergelijking met andere oplossingen nuttig. Op de pagina met alternatieven en vergelijkingen leest u hoe Exact zich verhoudt tot andere pakketten voor middelgrote bedrijven.

De rol van boekhouder en integrator

Een ERP-integrator en een boekhouder doen verschillend werk. De boekhouder beslist over boekhoudkundige en fiscale keuzes: rekeningschema, BTW-regime, afschrijvingen, jaarrekening. De integrator zorgt dat die keuzes technisch kloppen in het systeem, dat de overname van gegevens betrouwbaar verloopt en dat banken, Peppol en andere koppelingen werken.

Een goed project start dan ook met een gezamenlijke sessie waarbij beiden aan tafel zitten. Daarna volgen training van uw boekhoudteam en ondersteuning en onderhoud na de ingebruikname. Als uw boekhouding aan een extern kantoor is toevertrouwd, bespreek dan ook wie welke rechten krijgt in de omgeving.

Heeft u ook personeelskosten in uw administratie? Dan sluit de financiële module aan op salaris en HR in Exact Online, waarbij de boeking van loonkosten in de boekhouding een apart aandachtspunt blijft.

Hoe bereidt u zich voor op een gesprek met een integrator?

Een intégrateur die de Belgische praktijk kent, vraagt u naar uw processen en niet alleen naar het aantal gebruikers. Neem deze punten mee:

• uw rechtsvorm, het aantal vennootschappen en of u consolideert;
• uw banken en de manier waarop u afschriften ontvangt;
• uw BTW-situatie: binnenlands, intracommunautair, OSS, invoer en uitvoer;
• het aantal facturen dat u verstuurt en ontvangt en hoe u ze nu verwerkt;
• de rol van uw boekhouder of boekhoudkantoor;
• wat u vandaag in Excel bijhoudt en wat u wilt automatiseren.

Wilt u een eerste overzicht van de Belgische context rond het pakket? Lees dan Exact Online in België. Wij brengen u kosteloos in contact met een integrator die bij uw project past; hoe dat verloopt, leest u op de pagina hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.